Publicada la Orden Ministerial por la que se regulan los Sistemas Informáticos de Facturación de empresarios y profesionales y VERI*FACTU

El 28 de octubre de 2024 se ha publicado la Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, que completa el desarrollo normativo del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en relación específicamente con los Sistemas Informáticos de Facturación de Empresarios y Profesionales.

La publicación de esta Orden Ministerial supone el inicio del cómputo del plazo máximo de 9 meses en el que los fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación para empresarios y profesionales deberán comercializar productos adaptados a la normativa. Este plazo máximo no impide que la comercialización de sistemas informáticos de facturación adaptados pueda iniciarse con mayor antelación, toda vez que los fabricantes y desarrolladores de sistemas de facturación han estado permanentemente informados del contenido de los anexos técnicos de esta Orden Ministerial durante su elaboración.

La publicación de esta Orden Ministerial supone el cumplimiento de desarrollo que se establece en la Disposición final tercera del Real Decreto 1007/2003, de 5 de diciembre, cuyos objetivos más destacables son:

• Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.
• Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.

El Real Decreto 1007/2023 establece requisitos que refuerzan la seguridad e integridad de los registros de facturación. A través de este reglamento, se detallan los atributos que deben garantizar los sistemas de facturación en lo que respecta a la integridad, conservación y legibilidad de los datos. Además, introduce la obligatoriedad de incluir códigos QR y frases específicas en las facturas emitidas por estos sistemas. La finalidad es asegurar la rastreabilidad y autenticidad de las facturas emitidas electrónicamente, permitiendo una mejor supervisión y verificación por parte de la administración tributaria.

Uso de un sistema informático para múltiples contribuyentes

Cuando un mismo sistema de facturación es empleado por varios contribuyentes, este debe operar como si fuera un sistema separado para cada uno de ellos. Esto implica gestionar de forma independiente los registros de cada contribuyente, crear cadenas de registros individuales, funcionar de manera autónoma como sistema «VERI*FACTU» para cada uno y mostrar, de forma clara, la identidad del contribuyente en cada operación en curso. Además, cuando el sistema soporta múltiples usuarios, debe mostrar su estado actual (alta, baja, etc.) mediante mensajes explicativos.

Características del sistema VERI*FACTU

El sistema «VERIFACTU» permite la conexión directa con la sede electrónica de la Agencia Tributaria, enviando registros de facturación automáticamente en el momento de su emisión. Este método garantiza a la administración un acceso en tiempo real a la actividad económica de las empresas, y los sistemas etiquetados como «VERIFACTU» se presumen conformes con los requisitos legales.

Requisitos para la remisión de información a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)

Para que los sistemas informáticos envíen registros de facturación a la AEAT, deben cumplir con las siguientes especificaciones:

• Estar conectados a Internet para comunicarse con los servicios electrónicos de la AEAT.
• Gestionar certificados electrónicos para la autenticación y firma de los registros.
• Enviar los registros en el formato y con las garantías de seguridad estipuladas, de forma automatizada o en respuesta a requerimientos.
• Procesar adecuadamente las respuestas recibidas de la AEAT.

Garantías de integridad e inalterabilidad de los registros

La normativa exige que los sistemas aseguren la integridad e inalterabilidad de los registros mediante la generación de una huella o «hash» para cada registro, facilitando una verificación rápida. Los registros deben firmarse electrónicamente, y el sistema debe verificar tanto la firma como la cadena de registros cuando se conservan en el sistema. Si se detecta una vulneración en la integridad, el sistema activará una alarma y generará un registro de evento detallando el incidente.

Remisión de los registros de facturación a la AEAT

Al enviar registros de facturación a la AEAT, los sistemas informáticos deben identificarse electrónicamente utilizando certificados válidos, cumpliendo con los requisitos mínimos de autenticación establecidos para el ámbito de las Administraciones Públicas. El envío puede ser realizado directamente por el contribuyente o por un representante autorizado.

Declaración responsable de los sistemas informáticos

Cada sistema de facturación debe incluir una declaración responsable, elaborada por el productor, que garantice el cumplimiento de la normativa vigente. Esta declaración debe contener información estructurada sobre el sistema, incluyendo su nombre, código identificador, versión específica, componentes y funciones, además de especificar si cumple con el reglamento y si es compatible con «VERI*FACTU». Asimismo, debe incluir los datos de contacto y la identificación de la entidad productora.

Inicio y renuncia al sistema VERI*FACTU

Los sistemas pueden comenzar su funcionamiento como «VERIFACTU» en cualquier momento, pero deben mantener este estado hasta el final del año natural. Para renunciar al uso de «VERIFACTU», el contribuyente debe notificar a la AEAT la última fecha de funcionamiento como tal, enviando esta información antes del último día del año en el que se desea renunciar.

Entrada en vigor

La normativa entra en vigor el 29 de octubre de 2024. No obstante, tanto los proveedores como los contribuyentes deberán ajustar sus sistemas para cumplir con esta normativa a partir de julio de 2025.