NOVEDADES SOBRE LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE LOS EMPRESARIOS

Dada la trascendencia que tiene la legalización de libros contables, de actas y otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios, resulta conveniente unificar criterios entre los distintos Registros Mercantiles en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización.

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (“Ley de Emprendedores”) introdujo la obligación de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electrónico y su legalización telemática (art. 18). No obstante, al no contemplar una regulación transitoria ni haber desarrollo reglamentario, no existía hasta la fecha un criterio unánime entre los distintos Registros Mercantiles sobre el momento de hacer efectiva la obligación.

En este sentido, en el BOE del día 16 de febrero de 2015, se ha publicado la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre.

El nuevo sistema de legalización de libros será aplicación a los libros obligatorios de todas clases –incluye actas y libro registro de socios o accionistas- respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013. Todos los libros deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse ante el Registro Mercantil por vía telemática en el plazo de cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados solo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013.

En concreto deberá tener presente lo siguiente:

• El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013,

• Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.

• La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

• No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.

• Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

• Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.

• Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

• En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

• En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.

• Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.

• Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.

• A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

• En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.

• Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicita.

• El soporte electrónico deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de esta Instrucción de la DGRN. A estos efectos se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envío telemático.

• La información presentada relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234).

• Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.

• El Registrador calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros coinciden con el que consta en la relación de libros presentada.

• El contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajustará a lo establecido en esta Instrucción. De lo contrario, el Registrador suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.

• Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que, bajo su firma, identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador hará mención expresa en la certificación que el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.

• El Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar, imprimirá una copia en papel de ellos y certificará, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.

• Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos:

a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.

b) Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado.

c) Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de esta Instrucción.

d) Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustará al modelo especificado en el anexo II. A la instancia de legalización se acompañará una relación de libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC 6234). La relación se ajustará al modelo establecido en el anexo III.

• Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos del Reglamento del Registro Mercantil.

• Los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, deberán serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente.

• Las anteriores reglas serán también de aplicación para la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.

• Cualquiera que sea la entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalización de los libros presentados, el registrador será responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislación sobre protección de datos.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.