La factura electrónica será obligatoria para los pymes y autónomos

Como ya le hemos ido informando, con la aprobación de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresa, se establece la regla general de la obligación de todos los empresarios y profesionales de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. La obligación se exige a todas sus operaciones con independencia del sector en el que desarrollen su actividad.

Atención. Todas las empresas y profesionales -con independencia de su tamaño o plantilla- tendrán que expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.

Hasta ahora, esta obligación sólo existía en ciertos casos en los que el destinatario era una administración pública. Si se trataba de un empresario, era voluntario y se requería obtener primero la autorización del destinatario.

Particulares. Asimismo, se ha aprobado que las empresas que presten servicios de especial trascendencia económica cuyo destinatario sea el público en general (servicios bancarios, seguros, suministros, transportes, comercio al por menor…) también estarán sujetas a esta obligación cuando el cliente sea un particular y éste acepte el formato electrónico o lo solicite expresamente. En el caso de las agencias de viaje, transporte y comercio al por menor, sólo existirá esta formalidad si la contratación se lleva a cabo por medios electrónicos.

Entrada en vigor

Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor esta norma. Antes debe aprobarse el desarrollo reglamentario de la nueva obligación y, una vez esto se produzca:

• En el caso de las empresas y profesionales que facturan más de ocho millones de euros anuales, debe transcurrir un año desde que se apruebe dicho reglamento.
• Para el resto, esta nueva obligación les será exigible transcurrido un plazo de dos años.

No obstante, la entrada en vigor de esta novedad está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del IVA.

Es decir, para que esta norma sea aplicable, también es preciso que la Unión Europea acepte su implementación (tal como se ha solicitado), ya que contraviene el reglamento europeo que permite emitir las facturas en papel, así como la normativa que supedita el envío de facturas electrónicas a su previa aceptación por el destinatario.

Requisitos de las facturas electrónicas

Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de soluciones tecnológicas y plataformas de empresas especializadas. Entre otros aspectos, estas soluciones deberán garantizar la interconexión y la inalterabilidad, además de proporcionar información sobre el estado de las facturas y permitir descargarlas, copiarlas o imprimirlas. Ya no bastará con remitirlas en PDF por correo electrónico.

• Deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.
• Tanto el destinatario como el emisor de las facturas deben informar sobre los estados de las facturas.
• Los destinatarios podrán solicitar durante un plazo de 4 años desde la emisión de las facturas electrónicas copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.
• El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.

Requisitos de las soluciones y plataformas de facturación electrónica

• Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas.
• Las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.
• Los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán respetar los requisitos a los que se refiere el artículo 29.2.j) de la LGT y su desarrollo reglamentario, esto es, deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Plazo para consultar las facturas electrónicas

En caso de resolución de contrato con la empresa o de revocar el consentimiento para recibir facturas electrónicas, el período de los últimos 3 años que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos no sufre alteración. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

Régimen sancionador

Serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros:

• Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas. La determinación y graduación de la sanción seguirá los criterios establecidos en el artículo 2.2. de la Ley reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
• Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1. La persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial es la competente para imponer esta sanción.

Procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas

Se establece que se determinará reglamentariamente. De acuerdo con lo que dice la ley, el Reglamento se tiene que publicar en un plazo máximo de 6 meses a contar desde la publicación de esta Ley (BOE 29 de septiembre de 2022).

Recomendación

Es recomendable que vaya adaptando la facturación de su empresa para cumplir con estas exigencias. A la espera del desarrollo reglamentario, si su empresa no dispone de un programa para generar facturas electrónicas, puede acceder a http://www.facturae.gob.es y descargarse Facturae, una aplicación gratuita que le permitirá hacerlo. Muchas empresas ya utilizan este programa para emitir sus facturas electrónicas cuando el destinatario es una administración pública, por lo que cabe entender que también será válido para empresas y particulares

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.