Punts claus per afrontar una inspecció de treball

La Inspecció de Treball i Seguretat Social té atribuïda legalment, entre d’altres, les funcions de vigilància del compliment de les normes d’ordre social, així com la competència per exigir les responsabilitats que es derivin del seu incompliment. A més les comunitats autònomes amb competències legislatives plenes en l’ordre social també poden atribuir funcions inspectores a funcionaris diferents habilitats a aquest efecte.

Davant la visita d’un inspector de treball o sotsinspector d’ocupació ens sorgeix el dubte de com hem d’actuar i comportar-nos:

Com haig d’actuar davant una inspecció de treball? Quins documents necessito per no tenir cap problema? El meu assessor laboral pot estar present en la inspecció? Aquestes i altres preguntes les respondrem en aquesta circular sobre com afrontar una inspecció de treball en la seva oficina o empresa.

Inici de la inspecció

En primer lloc és necessari saber que no necessàriament es necessita una denúncia d’un exempleat o una persona aliena a l’empresa per rebre una inspecció de treball. Tampoc té  perquè estar informat amb un preavís per part de l’inspector o sotsinspector per a aquesta inspecció.

La funció dels inspectors és controlar i vigilar que les empreses i treballadors compleixin amb les responsabilitats administratives que exigeix la llei i d’assessorar i informar-los en matèria laboral i Seguretat Social, per la qual cosa qualsevol empresa pot rebre a qualsevol moment una visita tant esperada com inesperada d’un inspector de treball, o sotsinspector d’ocupació.

Per això, qualsevol empresa o negoci pot ser susceptible de rebre la visita d’un inspector de treball, sense necessitat que hi hagi un preavís.

L’inspector només podrà inspeccionar el centre de treball després de la seva identificació (excepte en casos excepcionals degudament justificats que consideri que identificar-se pot suposar perjudicar la recerca de fets il·lícits). Durant la visita al centre de treball l’empresari o el seu representant podran acompanyar a l’inspector.

L’empresa està obligada a facilitar l’acreditació de tota aquella persona que es trobi al centre de treball quan l’inspector de treball s’hi presenti.

Com a responsable d’un centre de treball, oficina o empresa, no es pot negar a la inspecció que dugui a terme un inspector de treball. Està obligat a deixar-los procedir en la seva tasca i el mateix inspector pot veure cadascun dels espais del centre de treball, així com sol·licitar que un empleat l’acompanyi en la inspecció.

L’inspector actua en representació de l’autoritat i si se li impedeix l’entrada a l’empresa, pot reclamar ajuda policial perquè li faciliti la seva entrada per la força.

Atenció. Cal destacar que, si té el seu centre de treball o treballa al seu propi domicili, es pot negar a una inspecció de treball i de no autoritzar la inspecció, l’inspector o els òrgans de l’administració pública necessitarien una autorització judicial.

Ara bé, recordi que els inspectors de treball es poden presentar en les instal·lacions de la seva empresa o local sense que sigui necessari que se l’hagi preavisat.

Si es troba en aquesta situació, sol·liciti la seva identificació (disposen d’un carnet que acredita el seu càrrec) i actuï així:

• • Permeti l’entrada i faciliti la revisió física de l’espai de treball. L’inspector podrà, per exemple, demanar-li accés al magatzem (per verificar que compleix amb les mesures de seguretat).

• • L’inspector també podrà interrogar o sol·licitar la identificació de tot el seu personal (per verificar que estan donats d’alta o que, si són estrangers, disposen de l’autorització per treballar).

Atenció. Els inspectors de treball es poden presentar en les nostres instal·lacions sense haver-hi preavís. En cas que això succeeixi, s’haurà de notificar la situació immediatament al director de recursos humans o al responsable del centre de treball.

Pautes que cal seguir amb la inspecció de treball

Al moment de rebre la visita de l’inspector  s’han de tenir en compte els següents punts a l’hora d’atendre a la Inspecció:

Mostrar una actitud col·laboradora: l’obstrucció a l’activitat inspectora no aportarà res de bo durant la instrucció de l’expedient i per contra no solament constitueix una infracció sancionable que el funcionari actuant no dubtarà a proposar si detecta aquest tipus de comportament, sinó que a més això només pot afavorir que, davant un incompliment, la proposta de sanció de l’inspector sigui en la seva quantia i imports més elevats.

Mantenir la calma: no és aconsellable que la persona que comparegui davant el funcionari actuant sigui algú de caràcter fàcilment irascible o ho faci alterada. En la línia apuntada anteriorment és aconsellable que la persona que comparegui es manifesti, almenys aparentment, com a col·laborador i dialogant. Perdre els nervis o predisposar-se en contra del funcionari actuant i de l’organisme que ens ocupa no aportarà cap benefici en el desenvolupament de les actuacions i per contra pot predisposar de forma negativa a l’inspector actuant i provocar que acabi investigant més del previst inicialment.

Com més gran és l’àmbit d’actuació inspectora també és més elevat el risc de detectar irregularitats sancionables: no ens podem enganyar, davant una panorama legislatiu tan dens i dispers com al que actualment s’han d’enfrontar les empreses, amb una tècnica legislativa més que dubtosa, pràcticament no hi ha cap empresa que compleixi de forma íntegra amb les obligacions imposades per les disposicions vigents. No hem d’afavorir que el nostre comportament o actuació faci que l’òrgan inspector decideixi ampliar l’àmbit inicial de les seves actuacions de comprovació puix que això amplia exponencialment el risc de detectar irregularitats en la nostra empresa.

Preparar adequadament les compareixences: convé repassar molt bé, amb caràcter previ a qualsevol compareixença per poc transcendent que pugui semblar, tota la documentació que s’aportarà i que sigui supervisada per advocats, assessors o persones amb coneixements adequats sobre la matèria.

En el cas de no conèixer els procediments o alguns dels documents, recomanem consultar al seu assessor laboral perquè el pugui ajudar a obtenir els documents necessaris per poder passar amb èxit una inspecció de treball.

Les diligències o escrits que els inspectors de treball presentin en les empreses després d’una inspecció, poden incloure el requeriment de presentar algun dels següents documents:

• • Llibre de visites (al setembre de 2016 va deixar de ser obligatòria la seva presentació)
• • Comunicació d’obertura de l’autoritat laboral
• • Quadre horari i calendari laboral
• • Informe d’alta i justificants de pagament de les quotes al règim especial de treballadors autònoms (RETA)
• • Rebuts de salaris
• • Informe d’alta i baixa dels treballadors
• • El justificant que l’empresa està inscrita en la Seguretat Social.
• • Els justificants que s’està pagant a la Seguretat Social.
• • Resum d’hores extraordinàries
• • Els contractes de treball presentats davant l’oficina d’ocupació i el justificant de la seva comunicació
• • En el cas que en la seva empresa tingui treballadors estrangers, les autoritzacions de treball i documentació dels treballadors.
• • Llibre de comptabilitat (diari major i balanços)
• • Escriptura de constitució de la societat
• • Declaració de l’impost sobre societats
• • Declaració de retencions de l’IRPF (model 190)
• • Declaració d’operació amb tercers (model 347)
• • Documentació relacionada amb la prevenció de riscos laborals: mesures de protecció, material preventiu d’accidents de treball, resultats dels controls de salut, avaluació de riscos i planificació de l’acció preventiva, una relació sobre els accidents de treball i malalties professionals que hagin durat més d’un dia, etc.
• • Document d’associació (a l’efecte d’accidents de treball)
• • Justificants d’ajornaments i fraccionaments de pagaments de quotes a la Seguretat Social
• • Document acreditatiu d’alta en l’IAE
• • Contractes mercantils

L’inspector té el dret i l’obligació d’analitzar tota l’activitat subjecta a inspecció, obrint les diligències, proves o exàmens que consideri oportuns, per la qual cosa pot reclamar:

• • Les claus d’accés als ordinadors
• • La presa de fotografies, mostres, vídeos i qualsevol altre registre
• • La identificació de totes les persones que es trobin al centre de treball. Ara bé, la presentació del DNI serà responsabilitat de cada treballador, ja que l’empresari no compta amb l’autoritat necessària per obligar-los.
• • La presa de declaració als treballadors i al propi empresari, encara que aquestes paraules no es donaran immediatament com certes sinó que es registraran en les actes.
• • Si considera que existeixen possibilitats que es destrueixin proves o que s’alterin els documents físics o informàtics, així com si es determina que poden existir probables causes de risc laboral, es podran establir mesures cautelars

Comparèixer representat per un assessor expert en la matèria: encara que no resulta exigiblement ni legalment obligatori, resulta altament imprudent que el propi empresari comparegui personalment davant l’inspector actuant. És aconsellable que es delegui aquesta facultat en un expert assessor qualificat qui no només estarà més acostumat a la dinàmica de la inspecció de treball sinó que a més podrà defensar qualsevol assumpte que es plantegi amb més arguments tècnics.

L’empresari ha de ser especialment escrupolós si la inspecció de treball és provocada per un accident de treball: l’empresa té l’obligació d’efectuar una investigació de l’accident esdevingut, però la legislació no estableix un termini concret per elaborar-la pel que tot i la insistència i comentaris de l’inspector actuant l’empresa ha de prendre’s el temps que resulti necessari per realitzar la investigació. El que es reflecteixi en aquesta investigació d’accident passarà a constituir una autèntica declaració de l’empresa a l’efecte de fixar els fets de l’accident i establir els possibles incompliments, podent ser fins i tot utilitzada en les diligències penals que es puguin obrir arran del sinistre. Per això no s’ha de lliurar cap document i especialment la investigació d’accident sense haver estat supervisada i autoritzada per l’assessor de l’empresa.

Acabament de la Inspecció

Les conclusions de l’inspector, seran traslladades tant a l’empresari com al delegat en prevenció, lliurant requeriment d’esmena, en cas de no presentar tota la documentació sol·licitada, s’obrirà un acta d’infracció i una proposta de sanció.

Les actuacions de comprovació a un mateix subjecte no poden dilatar-se per més de 9 mesos ni interrompre’s per més de 5 mesos, tret que la dilació o interrupció sigui imputable al propi subjecte inspeccionat.

Sobre aquest termini de 9 mesos s’estableixen una sèrie d’excepcions que permeten ampliar el citat termini per un altre període que no excedirà d’altres nou (fins a un total de 18 mesos), com són:

• Quan les activitats d’inspecció revesteixin especial dificultat i complexitat. S’entén que es produeix atenent al volum d’operacions del subjecte obligat, per la dispersió geogràfica de les seves activitats, i en aquells altres supòsits que indiqui una norma reglamentària.
• Quan en el seu transcurs es descobreixi que el subjecte inspeccionat ha obstruït o ocultat a l’òrgan inspector alguna de les seves activitats o de les persones que les exerceixin.
• Quan l’actuació inspectora necessita cooperació administrativa internacional.

Per a la imposició de sancions per infraccions administratives en l’ordre social és obligatòria la tramitació prèvia d’un expedient de comprovació.

Després de l’expedient de comprovació l’inspector de treball sol concloure les seves actuacions amb alguna de les següents decisions:

• • Considerant que no hi ha cap irregularitat i arxivant les actuacions.
• • Requerint a l’empresa perquè en un termini determinat arregli les irregularitats sense proposició de sanció.
• • Proposant una sanció a través de la corresponent Proposta d’acta d’infracció i/o proposant també Acta de liquidació de quotes derivada dels possibles incompliments detectats en matèria de cotització.
• • En la investigació d’accident de treball a més pot proposar la imposició a l’empresa d’un recàrrec de prestacions.
• • Promovent d’ofici actuacions que corregeixin les omissions o incompliments de l’empresa.
• • Proposant a l’organisme que correspongui la suspensió o cessament en el pagament de prestacions.
• • Ordenant la paralització de treballs o tasques si considera que hi ha risc greu i imminent per a la seguretat i salut dels treballadors.
• • Proposant a la seva prefectura la formulació de demanda d’ofici davant la Jurisdicció Social.

Atenció. Els fets constatats pels funcionaris actuants en les actes de liquidació o propostes de sanció tenen presumpció de certesa, excepte prova en contrari, és a dir correspondrà a l’empresa acreditar que el funcionari actuant manifesta haver constatat no era veritat o era diferent de com recull en les seves actuacions.

Enfront de la proposta de sanció o de liquidació formulada per l’inspector de treball l’empresa podrà formular les al·legacions corresponents en el termini de 15 dies des de la seva notificació.  Al seu torn, enfront de la resolució que resolgui l’empresa podrà formular recurs d’alçada en el termini d’un mes des de la seva notificació.

Conclosa la fase administrativa si la resolució que resol el recurs ratifiqués la sanció o l’acta de liquidació de quotes podrà ser recorreguda en via jurisdiccional davant els tribunals de justícia.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.