NOVETATS SOBRE LEGALITZACIÓ DE LLIBRES DELS EMPRESARIS

Donada la transcendència que té la legalització de llibres comptables, d’actes i d’altres que de forma obligatòria conforme a la normativa vigent han de portar els empresaris, resulta convenient unificar criteris entre els diferents Registres Mercantils en aquesta important matèria i establir una sèrie de principis conforme als quals s’ha de produir aquesta legalització.

La Llei 14/2013, de 27 de setembre, de suport als emprenedors i la seva internacionalització (“Llei d’emprenedors”) va introduir l’obligació d’emplenar els llibres obligatoris dels empresaris en suport electrònic i la seva legalització telemàtica (art. 18). No obstant això, com que no hi ha una regulació transitòria ni hi ha desenvolupament reglamentari, no existia fins avui un criteri unànime entre els diferents Registres Mercantils sobre el moment de fer efectiva l’obligació.

En aquest sentit, en el BOE del dia 16 de febrer de 2015, s’ha publicat la Instrucció de 12 de febrer de 2015, de la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN), sobre legalització de llibres dels empresaris, en aplicació del que es disposa en la Llei 14/2013, de 27 de setembre.

El nou sistema de legalització de llibres serà aplicació als llibres obligatoris de totes classes –inclou actes i llibre registre de socis o accionistes- respecte d’exercicis oberts a partir del dia 29 de setembre de 2013. Tots els llibres s’han d’emplenar en suport electrònic i s’han de presentar davant el Registre Mercantil per via telemàtica en el termini de quatre mesos següents al tancament de l’exercici social. Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats solament podran ser utilitzats per a comptabilitats, contractes i actes d’exercicis oberts abans del 29 de setembre de 2013.

En concret haurà de tenir present que:

• El sistema de legalització de llibres dels empresaris en format electrònic i presentats per via telemàtica en el Registre Mercantil competent, serà aplicable als llibres obligatoris de totes classes respecte d’exercicis oberts a partir del dia 29 de setembre de 2013.

• Tots els llibres que obligatòriament han de portar els empresaris s’hauran d’emplenar en suport electrònic.

• La presentació d’aquests llibres per a la seva legalització en el Registre Mercantil competent per raó del domicili, haurà de ser per via telemàtica, després del seu emplenament, dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social.

• No es podran legalitzar per als exercicis iniciats a partir del 29 de setembre de 2013, llibres enquadernats en blanc per a la seva posterior utilització o llibres no enquadernats, també en blanc, i formats per fulls mòbils.

• Respecte d’exercicis iniciats a partir del 29 de setembre de 2013 tampoc serà possible la legalització de llibres en suport paper o en suport electrònic de qualsevol tipus no presentats per via telemàtica.

• Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per a comptabilitats, contractes i actes d’exercicis oberts abans del 29 de setembre de 2013. Una vegada finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al seu tancament mitjançant diligència que s’acreditarà, en el primer enviament telemàtic d’aquests llibres, amb la incorporació d’un arxiu que inclogui la certificació de l’òrgan d’administració que faci constar aquesta circumstància. Si en aquests llibres s’han transcrit amb posterioritat al tancament de l’exercici social citat, assentaments comptables, contractes o actes d’un exercici posterior, es procedirà igualment al tancament del llibre en qüestió, traslladant aquest assentaments, contractes o actes, al llibre corresponent que s’haurà d’enviar telemàticament.

• Totes les actes de reunions dels òrgans col·legiats de les societats mercantils, incloses les decisions adoptades pel soci únic, respecte dels exercicis socials començats a partir del 29 de setembre de 2013, s’hauran de reflectir en suport electrònic i s’hauran de presentar de forma telemàtica per a la seva legalització dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social.

• En cada exercici s’hauran de legalitzar les actes de l’exercici precedent. Aquest llibre podrà ser únic per a les actes de tots els òrgans col·legiats de la societat, o també un llibre per a cadascun dels òrgans col·legiats. Serà necessari que en cadascun d’aquests llibres consti la data d’obertura i tancament de l’exercici.

• A qualsevol moment de l’exercici social es podran legalitzar llibres de detalls d’actes amb actes de l’exercici corrent a efectes probatoris o de qualsevol altra naturalesa, i sense perjudici que en el llibre d’actes de tot l’exercici s’incloguin de forma obligatòria aquestes actes.

• Els llibres registres de socis o d’accions nominatives, ja legalitzats en blanc, podran ser objecte d’utilització per als negocis jurídics sobre participacions o accions celebrats amb anterioritat al 29 de setembre de 2013. A partir d’aquesta data es procedirà de forma similar a l’establerta anteriorment per al llibre d’actes inclosa la diligència de tancament que s’ha d’incorporar als llibres en blanc ja legalitzats. En tot cas, una vegada inscrita la societat en el Registre Mercantil, s’haurà de legalitzar un llibre, que serà el primer d’ordre, en el qual consti la titularitat inicial dels fundadors. Una vegada legalitzat aquest llibre inicial només serà obligatòria la legalització d’un nou llibre en els quatre mesos següents a la finalització de l’exercici en el qual s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat inicial o successiva de les participacions o accions o se n’haguessin constituït gravàmens.

En aquests llibres haurà de constar la identitat completa dels titulars i la nacionalitat, si escau, i inclosos igualment els seus domicilis. L’omissió de la constància de la nacionalitat o del domicili no impedirà la legalització del llibre que es tracti, però en la nota de legalització es deixarà constància d’aquesta omissió. Les mateixes regles seran aplicable als llibres de contractes del soci únic amb la societat.

• Podran ser objecte de legalització els llibres d’actes d’un exercici determinat sense que ho estigui l’immediatament anterior o anteriors. De la mateixa forma es podran legalitzar llibres registres d’accions nominatives o llibres registre de socis, encara que resulti del llibre presentat a legalització que el llibre inicial no ha estat legalitzat.

• A l’efecte de rectificació de llibres de qualsevol classe ja legalitzats, s’haurà d’incloure en el fitxer corresponent de l’enviament de rectificació, un arxiu en el qual consti certificació de l’òrgan d’administració pel qual es faci constar de l’error comès, en unió de l’arxiu rectificat en el qual constaran les dades correctes.

• En cas de pèrdua, sostracció, destrucció física o informàtica, o robatori dels llibres de socis o accions nominatives, es podrà legalitzar un llibre amb el contingut dels llibres inutilitzats per qualsevol causa, sempre que s’acrediti per denúncia policial o per acta notarial els fets anteriorment assenyalats. A aquests efectes s’inclourà l’acta o la denúncia en fitxer annex a la petició de la legalització dels llibres.

• Les societats, qualsevol que sigui la data de la seva constitució, que no haguessin legalitzat el seu llibre d’actes, de socis, d’accions nominatives o de contractes de soci únic amb la societat, al moment posterior a la constitució de la societat, bé conformement a la legislació anterior o a la que ara es desenvolupa, i així resulti dels arxius del registre, podran incloure en els primers llibres d’aquestes classes presentats telemàticament, totes les actes i vicissituds de la societat des de la data de la seva constitució fins al dia de tancament. El valor probatori d’aquests llibres serà apreciat, si escau, pels Tribunals. A aquests efectes es podrà incloure, l’acta de la junta general de la societat en la qual es ratifiquin les actes no transcrites en el seu moment i la legalització de les que ara se sol·licita.

• El suport electrònic haurà de complir els requisits tècnics que respecte al format i contingut dels diferents fitxers s’especifiquen en l’annex I d’aquesta Instrucció de la DGRN. A aquests efectes s’assenyala la plataforma de tramitació telemàtica del Col·legi de Registradors, a la web registradores.org, com a mitjà d’enviament telemàtic.

• La informació presentada relativa a cada llibre disposarà d’un sistema de protecció amb l’objecte de garantir la no manipulació des de la creació del suport per l’entitat o subjecte presentant i fins que aquest s’incorpori al Llibre-fitxer de legalitzacions en el Registre Mercantil corresponent. La protecció es realitzarà mitjançant la utilització de l’empremta digital corresponent a cada llibre per mitjà de l’algorisme estàndard SHA256 (RFC 6234).

• Les signatures dels qui autoritzen la sol·licitud i la relació de signatures digitals generades pels llibres la legalització dels quals se sol·licita hauran de reunir els requisits establerts en la legislació vigent en matèria de signatura electrònica reconeguda i amb la preceptiva intervenció d’entitat prestadora de serveis de certificació.

• El Registrador qualificarà no només el contingut de la sol·licitud segons el que resulti dels fitxers presentats i els assentaments del seu Registre, sinó també que l’algorisme SHA256 generat pels corresponents fitxers coincideixen amb el que consta en la relació de llibres presentada.

• El contingut dels fitxers legalitzats i dels altres documents presentats s’ajustarà a l’establert en aquesta Instrucció. En cas contrari, el Registrador suspendrà la legalització dels llibres en la forma prevista en el Reglament del Registre Mercantil.

• Si no hi haguessin defectes, el Registrador estendrà una certificació en la qual, sota la seva signatura, identificarà a l’empresari, incloent, si escau, les dades registrals i expressarà els llibres legalitzats, amb identificació de la seva classe i nombre, la signatura digital generada per cadascun d’ells i les dades de la presentació i de l’assentament practicat en el Llibre-fitxer de legalitzacions. Si escau, farà constar que la legalització s’ha sol·licitat fora del termini legal conforme al que estableix el Reglament del Registre Mercantil. El Registrador farà esment exprés en la certificació que l’empresari haurà de conservar una còpia informàtica d’idèntic contingut i format dels fitxers corresponent als llibres presentats a legalitzar a efectes probatoris.

• El Registrador Mercantil, una vegada li sigui presentat el corresponent suport informàtic amb els fitxers de contingut i format idèntic al dels llibres presentats a legalitzar, n’imprimirà una còpia en paper i certificarà, a sol·licitud de la part interessada o per mandat de l’autoritat judicial competent, que els fitxers continguts en el suport es corresponen amb els llibres legalitzats per generar la mateixa signatura digital, i tot això per referència als assentaments practicats en el Llibre-fitxer de legalitzacions.

• Quan per problemes tècnics no sigui possible la presentació dels fitxers a legalitzar per via telemàtica, excepcionalment es permetrà la presentació en el Registre mitjançant dispositius d’emmagatzematge de dades complint amb les següents requisits:

a) Ha d’existir una impossibilitat manifesta que impedeixi la presentació per via telemàtica mitjançant la plataforma de tramitació telemàtica del Col·legi de Registradors.

b) S’hauran d’utilitzar suports d’emmagatzematge de dades entre els més habituals al mercat.

c) Els fitxers dels llibres presentats per a la seva legalització hauran de complir els requisits tècnics que respecte al format i contingut dels diferents fitxers s’especifiquen en l’annex I d’aquesta Instrucció.

d) S’haurà de presentar la instància de sol·licitud de legalització de llibres presentats en suport magnètic de l’article 330 del Reglament del Registre Mercantil que s’ajustarà al model especificat en l’annex II. A la instància de legalització s’acompanyarà una relació de llibres la legalització dels quals se sol·licita amb indicació de la signatura digital generada per cadascun d’ells per aplicació de l’algorisme d’empremta digital SHA256 (RFC 6234). La relació s’ajustarà al model establert en l’annex III.

• Sense perjudici de l’anterior, i en relació als exercicis iniciats amb posterioritat al 29 de setembre de 2013 i tancats fins al dia 31 de desembre de 2014, quan per justa causa no sigui possible la presentació en format electrònic dels llibres de gestió obligatòria o d’algun d’ells, el registrador permetrà la presentació en format paper, en el termini establert legalment, de llibres formats per fulls enquadernats i emplenats en els termes del Reglament del Registre Mercantil.

• Els llibres no obligatoris que els empresaris desitgin legalitzar en cada exercici, hauran de ser-ho de conformitat amb les regles establertes anteriorment.

• Les regles anteriors també seran d’aplicació per a la legalització de llibres d’unions temporals d’empreses, comunitats de béns, associacions de qualsevol classe, fundacions o altres persones físiques i jurídiques obligades a portar una comptabilitat ajustada a les prescripcions del Codi de Comerç.

• Sigui quina sigui l’entitat respecte de la qual es dugui a terme la legalització dels llibres presentats, el registrador serà responsable del degut compliment de les obligacions derivades de la vigent legislació sobre protecció de dades.

Es poden posar en contactes amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.