Les claus de la nova regulació de la feina a distància

Com ja l’hem estat informant, al BOE del dia 23 de setembre s’ha publicat el Reial decret llei 28/2020 que regula el treball a distància després d’haver aconseguit un acord amb els agents socials, encara que es remetrà al Parlament perquè sigui tramitat com una Llei ordinària el que podria suposar algun canvi perquè s’aprovi al Congrés i al Senat.

Una vegada publicada aquesta norma, i finalitzada la pròrroga de tres mesos des de la finalització de l’estat d’alarma, des del passat 21 de setembre de 2020 ha desaparegut el caràcter preferent de la feina a distància que en el seu moment va quedar establert en l’article 5 del RDL 8/2020, de 17 de març.

La norma entrarà en vigor el 13-10-2020, però no s’aplicarà a les empreses que haguessin implantat el teletreball com a mesura de contenció sanitària derivada de la COVID-19. No obstant això, les empreses estan obligades a dotar als seus treballadors dels mitjans necessaris per desenvolupar la feina a distància, i a compensar les despeses existents en la forma establerta  a través de la negociació col·lectiva, és a dir, el que estableixi el conveni col·lectiu d’aplicació en l’empresa.

En l’actualitat i fins que s’abordi aquest tema en les pròximes negociacions, els convenis col·lectius sectorials vigents no solen contenir una regulació de la feina a distància, existint per tant un buit legal que s’haurà d’omplir amb la negociació dels nous convenis col·lectius.

El RDL 28/2020 inclou les modificacions legislatives necessàries per adaptar la legislació social a la regulació de la feina a distància i crea un procediment judicial especial aplicable a les reclamacions relacionades amb dret d’accés, reversió i modificació de la feina a distància.

A continuació, expliquem breument algunes de les claus fonamentals d’aquest Reial decret llei 28/2020:

1. Què és la feina a distància? És el mateix la feina a distància que el teletreball?

El RDL 28/2020 serà aplicable per a aquelles relacions de laborals que es desenvolupin a distància amb caràcter regular, això és, de manera no ocasional.

Es puntualitza, que s’entén com regular quan, en un període de referència de 3 mesos, un mínim del 30% de la jornada (o percentatge proporcional equivalent en funció de la durada del contracte) sigui prestat sota aquesta modalitat. És a dir, prestació a distància de més d’un dia i mig a la setmana (quedant fora d’aquesta regulació, per tant, la feina prestada en aquest règim que no arribi al llindar indicat -p. ex.: només un dia a la setmana-, tret que els convenis o acords col·lectius fixin un percentatge o període de referència inferiors als fixats pel RDL 28/2020).

El teletreball és un tipus d’organització basada en la utilització de la tecnologia. És una manera diferent de prestar serveis realitzada des de fora de les dependències de l’empresa, i un horari flexible, al mateix temps que la prestació de serveis pot, en el seu cas, ser controlada per mitjà de la utilització d’un programa informàtic. En el RDL 28/2020 es defineix com “aquell treball que es duu a terme mitjançant l’ús exclusiu o prevalent de mitjans i sistemes informàtics, telemàtics i de telecomunicació”.

La nova regulació estableix diferències, ja que no tot teletreball és feina a distància, ni tota feina que es realitza a distància és necessàriament teletreball. Per això, s’han de fixar les noves definicions diferents de l’expressada anteriorment del teletreball.

Treball a distància és “aquell que es presta en el domicili del treballador o en el lloc lliurement triat per ell, durant tota la seva jornada o part d’ella, de manera no ocasional“.

Treball presencial és “aquell treball que es presta en el centre de treball o en el lloc determinat per l’empresa”.

En conseqüència, es pot sintetitzar que, es considerarà “a distància” aquella feina realitzada de manera contínua i no ocasional fora del centre de l’empresa, i dins d’aquesta definició serà “teletreball” aquell que es realitzi utilitzant ordinadors o sistemes telemàtics, i serà necessària la presència de tecnologia i xarxa de telecomunicació que connecti al treballador amb la seu de l’empresa.

2. La feina a distància, és voluntària o es pot imposar?

• La feina a distància serà voluntària per al treballador i per a l’ocupador.

• Es requerirà la signatura de l’acord de la feina a distància, que podrà formar part del contracte inicial o es podrà realitzar en un moment posterior.

• La feina a distància no podrà ser imposada en aplicació de l’art. 41 de l’ET (modificació substancial de les condicions de treball), sense perjudici de la negociació col·lectiva.

• La negativa del treballador a treballar a distància o l’exercici de tornar a la feina presencial, no serà causa justificativa per extingir el contracte o per modificar substancialment les seves condicions de treball.

• El treballador a distància té dret a tornar a la feina presencial, en atenció al que s’estableix en la negociació col·lectiva o en l’acord per escrit que va subscriure amb l’empresari.

3. Es pot revertir o modificar la feina a distància?

La decisió de treballar a distància des d’una modalitat de treball presencial serà reversible per l’empresa i el treballador. L’exercici d’aquest dret es regularà en la negociació col·lectiva o, en defecte d’això, en l’acord de treball a distància que subscriguin empresa i treballador.

La modificació de les condicions, inclòs el percentatge de presencialitat, haurà de ser objecte d’acord entre l’empresa i el treballador, i es formalitzarà per escrit amb caràcter previ a la seva aplicació.

4. Quines limitacions i exclusions existeixen en la feina a distància?

En els contractes de treball subscrits amb menors i en els contractes en pràctiques i per a la formació i l’aprenentatge, només hi podrà haver un acord de feina a distància que garanteixi, com a mínim, un percentatge del 50% de prestació de serveis presencial, sense perjudici del desenvolupament telemàtic, en el seu cas, de la formació teòrica vinculada a aquests últims.

Atenció. Els convenis o acords col·lectius podran establir un percentatge de feina presencial dels contractes formatius diferent del que s’acaba d’indicar, sempre que no se subscriguin amb menors d’edat.

Pel que fa a les exclusions, podem trobar-nos amb tres tipus:

• Supòsit d’exclusió completa: personal laboral al servei de les administracions públiques, que es regirà en aquesta matèria per la seva normativa específica que continuarà en vigor, fins que s’aprovi, el que es preveu en l’article 13 de l’ET en la redacció vigent abans de l’entrada en vigor del RDL 28/2020.

• Supòsit d’exclusió amb regulació temporal. Es tracta de la feina a distància implantada excepcionalment en aplicació de l’article 5 del RDL 8/2020 (caràcter preferent de la feina a distància) o com a conseqüència de les mesures de contenció sanitària derivades de la COVID-19, que, mentre que es mantinguin, es continuarà regint per la normativa laboral ordinària, encara que amb l’obligació per part de les empreses de dotar-los de mitjans, equips, eines i consumibles, així com d’atendre el manteniment que resulti necessari i de compensar les despeses derivades per al treballador a distància, si existissin i no haguessin estat compensades, en la forma que estableixi la negociació col·lectiva.

• Supòsit d’exclusió. Respecte a les relacions de treball vigents i regulades amb anterioritat a la publicació del RDL 28/2020(23 de setembre de 2020) per convenis o acords col·lectius sobre condicions de prestació de serveis a distància es plantegen dos escenaris:

• Si els convenis o acords referits tenen termini de vigència:l’aplicació del RDL 28/2020 es produirà des del moment en què aquests decaiguin.
• ◦ Si no preveuen un termini de durada, el RDL s’aplicarà íntegrament una vegada transcorregut 1 any des de la seva publicació al BOE (a partir del 23 de setembre de 2021), tret que les parts signants acordin expressament un termini superior, que com a màxim podrà ser de 3 anys.

Per a aquests supòsits, a més es contempla expressament la conservació dels drets o condicions més beneficioses que s’estiguessin gaudint i que es reflectiran en l’acord de teletreball que s’haurà de formalitzar en el termini de 3 mesos des que el RDL 28/2020 resulti d’aplicació.

Finalment, per als acords de feina a distància de caràcter individual vigents a 23 de setembre de 2020 no derivats de convenis o acords col·lectius, també s’estableix, a més de la conservació de les eventuals millors condicions, un termini de 3 mesos, en aquest cas fins al 23 de desembre de 2020, per efectuar les corresponents adaptacions o modificacions.

5. Com s’ha de formalitzar l’acord de feina a distància?

S’ha de formalitzar un acord per escrit amb l’empresa, al moment de la contractació o posterior a l’ingrés del treballador, però sempre abans de l’inici de la feina a distància.

Lliurament dels acords de feina a distància a la representació legal dels treballadors, en un termini no superior a deu dies des de la seva formalització: s’ha d’excloure aquelles dades que afectin el dret a l’honor, a la intimitat personal i familiar i a la imatge. Si no existís representació legal en l’empresa, s’haurà de lliurar la còpia en l’oficina d’ocupació.

L’empresa haurà de lliurar a la representació legal dels treballadors, còpia de tots els acords de treballadors a distància que es realitzin i les seves actualitzacions

Atenció. Sempre s’ha de formalitzar per escrit, s’ha d’incorporar al contracte de treball inicial o realitzar-se en un moment posterior, però en tot cas amb anterioritat al fet que s’iniciï la feina a distància.

 

No formalitzar l’acord per escrit de la feina a distància, comportarà a l’empresa una infracció greu, que podrà ser sancionada amb multa de 626 a 6.250 €

6. Quin és el contingut mínim de l’acord de feina a distància?

Sense perjudici del que es disposa en els convenis o acords col·lectius, el contingut mínim obligatori de l’acord de feina a distància ha de comprendre les següents matèries:

• Inventari de mitjans, equips i eines, tant de consumibles com d’elements mobles, i vida útil o període màxim per a la seva renovació.
• Enumeració de les despeses que pogués tenir el treballador pel fet de prestar serveis a distància, forma de quantificació de la compensació que obligatòriament ha d’abonar l’empresa i moment i forma per realitzar-la.
• Horari de feina i en ell, en el seu cas, regles de disponibilitat.
• Percentatge i distribució, en el seu cas, entre feina presencial i feina a distància.
• Centre de treball al qual queda adscrit el treballador a distància i on, en el seu cas, desenvoluparà la part de la jornada de treball presencial.
• Lloc de treball a distància triat pel treballador per al desenvolupament de la feina a distància.
• Durada de terminis de preavís per a l’exercici de les situacions de reversibilitat, en el seu cas.
• Durada de l’acord de feina a distància.
• Mitjans de control empresarial de l’activitat.
• Procediment a seguir en el cas de produir-se dificultats tècniques que impedeixin el normal desenvolupament de la feina a distància.
• Instruccions dictades per l’empresa, amb la participació de la representació legal dels treballadors, en matèria de protecció de dades, específicament aplicables en la feina a distància.
• Instruccions dictades per l’empresa, prèvia informació a la representació legal dels treballadors, sobre seguretat de la informació, específicament aplicables en la feina a distància.

7. Quins drets té el treballador a distància?

Dret a la formació: les empreses hauran d’adoptar les mesures necessàries per garantir la participació efectiva en les accions formatives de les persones que treballen a distància, en termes equivalents a les de les persones que presten serveis en el centre de treball de l’empresa, i han d’atendre el desenvolupament d’aquestes accions, en la mesura del possible, a les característiques de la seva prestació de serveis a distància.

L’empresa haurà de garantir a les persones que treballen a distància, amb caràcter previ a l’accés a aquesta modalitat, la formació necessària per al desenvolupament adequat de la seva activitat, així com l’atenció davant dificultats tècniques, particularment en el teletreball.

Dret a la promoció professional: les persones que treballen a distància tindran dret a la promoció professional, i l’empresa els haurà d’informar, de manera expressa i per escrit, de les possibilitats d’ascens que es produeixin, ja es tracti de llocs de desenvolupament presencial o a distància. Es modifica l’art. 23.1.a) de l’ET, en el sentit que el treballador tindrà dret a: “Al gaudi dels permisos necessaris per a concórrer a exàmens, així com a una preferència a triar torn de treball i a accedir a la feina a distància, si aquest és el règim instaurat en l’empresa, i el lloc o funcions són compatibles amb aquesta forma de realització de la feina, quan cursi amb regularitat estudis per a l’obtenció d’un títol acadèmic o professional”.

Dret a la dotació suficient de mitjans, equips i eines: les persones que treballen a distància tindran dret a la dotació de tots els mitjans, equips i eines necessaris per al desenvolupament de l’activitat, de conformitat, com a mínim, amb l’inventari incorporat en l’acord per escrit subscrit amb l’empresa de treball a distància.

Dret a l’abonament i compensació de despeses: el desenvolupament de la feina a distància haurà de ser sufragat o compensat per l’empresa i no podrà suposar l’assumpció per part del treballador de despeses relacionades amb els equips, eines i mitjans vinculats al desenvolupament de la seva activitat laboral.

Dret a l’horari flexible: la persona que desenvolupa la feina a distància podrà alterar l’horari de prestació de serveis establert respectant la normativa sobre temps de treball i de descans, excepte, en el seu cas, quant als temps de disponibilitat obligatòria o els límits que sobre aquest tema haguessin pogut establir-se en l’acord de feina a distància.

Dret al registre horari adequat: el sistema de registre horari que es regula en l’art. 34.9 de l’ET s’haurà de configurar de manera que reflecteixi fidelment el temps que el treballador que fa feina a distància dedica a l’activitat laboral, sense perjudici de la flexibilitat horària, i que haurà d’incloure, entre altres, el moment d’inici i finalització de la jornada i dels trams d’activitat, el temps d’activació i desactivació dels equips, així com, en el seu cas, el temps dedicat a la preparació i realització de les tasques de cadascuna de les fases del cicle de processament i lliurament.

Aplicació de la normativa preventiva en la feina a distància: les persones que treballen a distància tenen dret a una adequada protecció en matèria de seguretat i salut en el treball, de conformitat amb el que s’estableix en la Llei 31/1995, de 8 de novembre de prevenció de riscos laborals, i la seva normativa de desenvolupament.

Avaluació de riscos i planificació de l’activitat preventiva: l’avaluació de riscos i la planificació de l’activitat preventiva de la feina a distància hauran de tenir en compte els riscos característics d’aquesta modalitat de treball, posant especial atenció en els factors psicosocials, ergonòmics i organitzatius. En particular, s’haurà de tenir en compte la distribució de la jornada els temps de disponibilitat i la garantia dels descansos i desconnexions durant la jornada.

L’empresa haurà d’obtenir tota la informació sobre els riscos als quals està exposada la persona que treballa a distància mitjançant una metodologia que ofereixi confiança respecte dels seus resultats, i preveure les mesures de protecció que resultin més adequades en cada cas.

Quan l’obtenció de la informació exigís la visita per part de qui tingués competències en matèria preventiva al lloc en què es desenvolupa habitualment la feina a distància, s’haurà d’emetre un informe escrit que justifiqui aquest extrem que es lliurarà al treballador i als delegats de prevenció. Per la visita serà necessari el permís del treballador.

Dret a la intimitat i a la protecció de dades:  la utilització dels mitjans telemàtics i el control de la prestació laboral mitjançant dispositius automàtics garantirà adequadament el dret a la intimitat i a la protecció de dades, en els termes previstos en la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, i s’haurà d’assegurar la idoneïtat, necessitat i proporcionalitat dels mitjans de control utilitzats, concretats en tres extrems:

• La prohibició a l’empresa tant d’exigir que s’instal·lin programes o aplicacions en dispositius que siguin propietat del treballador, com que s’utilitzin aquests dispositius en el desenvolupament de la feina a distància.
• La remissió als convenis o acords col·lectius com a marc en el qual es podran especificar els termes en els quals els treballadors podran fer ús per motius personals dels equips informàtics posats a la seva disposició per part de les empreses.
• L’obligació que les empreses estableixin criteris d’utilització dels dispositius digitals -en l’elaboració dels quals haurà de participar la representació legal dels treballadors- respectant, en tot cas, els estàndards mínims de protecció de la intimitat.

Atenció. L’empresa no podrà exigir la instal·lació de programes o aplicacions en dispositius propietat del treballador, ni la utilització d’aquests dispositius en el desenvolupament de la feina a distància. 

Dret a la desconnexió digital: les persones que treballen a distància, particularment en el teletreball, tenen dret a la desconnexió digital fora del seu horari de treball als termes establerts en l’art. 88 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre.

El deure empresarial de garantir la desconnexió comporta una limitació absoluta de l’ús dels mitjans tecnològics de comunicació empresarial i de treball durant els períodes de descans, així com el respecte a la durada màxima de la jornada i a qualssevol límits i precaucions en matèria de jornada que disposin la normativa legal o convencional aplicables.

Mitjançant negociació col·lectiva o acord d’empresa s’establiran els mitjans i mesures adequades per garantir l’exercici efectiu del dret a la desconnexió en la feina a distància i l’organització adequada de la jornada de manera que sigui compatible amb la garantia de temps de descans.

Drets col·lectius de les persones que treballen a distància:

– Igualtat de drets col·lectius: els treballadors a distància tindran dret a exercitar els seus drets de naturalesa col·lectiva amb el mateix contingut i abast que la resta dels treballadors del centre al qual estan adscrits.

– Representació dels treballadors: l’empresa haurà de subministrar a la representació legal dels treballadors els elements necessaris per al desenvolupament de la seva activitat representativa, entre ells, l’accés a les comunicacions i adreces electròniques d’ús en l’empresa i la implantació de l’escriptori virtual, quan sigui compatible amb la forma de prestació de la feina a distància.

S’haurà d’assegurar que no existeixen obstacles per a la comunicació entre els treballadors a distància i els seus representants legals, així com amb la resta de treballadors.

– Participació en activitats sindicals: s’haurà de garantir que els treballadors a distància poden participar de manera efectiva en les activitats organitzades o convocades per la seva representació legal o per la resta dels treballadors en defensa dels seus interessos laborals, en particular, la seva participació efectiva presencial per a l’exercici del dret a vot en les eleccions a representants legals.

8.  Com s’han d’emplenar les obligacions de l’empresa en matèria d’avaluació de riscos?

S’hauran de preveure en l’avaluació de riscos i en la planificació de l’activitat preventiva els riscos d’aquesta modalitat de treball, posant especial atenció en els factors psicosocials, ergonòmics i organitzatius. L’avaluació de riscos únicament afectarà la zona habilitada per a la prestació de serveis.

Quan complir aquesta obligació impliqui una visita al lloc triat per a la prestació de serveis a distància, s’haurà d’emetre un informe escrit i requerirà el permís del treballador. En cas que no s’obtingui, el desenvolupament de l’activitat preventiva per part de l’empresa es podrà efectuar amb base en la determinació dels riscos que es derivi de la informació recaptada del treballador, segons les instruccions del servei de prevenció.

9. Es pot exigir al treballador la instal·lació de programes en els dispositius de la seva propietat?

No es podrà exigir la instal·lació de programes o aplicacions en dispositius propietat del treballador, ni la utilització d’aquests dispositius en la feina a distància. Les empreses hauran d’establir els criteris d’utilització dels dispositius digitals, respectant els estàndards mínims de protecció de la intimitat, així com els termes en els quals els treballadors podran fer ús per motius personals dels equips informàtics posats a la disposició del treballador.

Els convenis o acords col·lectius podran especificar els termes dins dels quals els empleats poden fer ús per motius personals dels equips informàtics posats a la seva disposició per part de l’empresa per al desenvolupament de la feina a distància, tenint en compte els usos socials i les particularitats de la feina a distància.

10. Quines facultats té l’empresa per verificar el compliment de les obligacions del treballador?

L’empresa podrà adoptar les mesures que estimi oportunes de vigilància i control, inclosa la utilització de mitjans telemàtics, guardant en tot cas la consideració deguda a la dignitat del treballador.

11. Quin és el procediment judicial per a la reclamació sobre accés, reversió i modificació de la feina a distància?

La norma incorpora un procediment judicial per tramitar reclamacions sobre accés, reversió i modificació de la feina a distància (nou art. 138 bis de la Llei reguladora de la jurisdicció social).

L’iniciarà el treballador en el termini de 20 dies des de la negativa o disconformitat de l’empresa sobre la seva proposta. El Jutjat podrà recaptar informe urgent de la Inspecció de Treball i Seguretat Social. El procediment és urgent i se li donarà tramitació preferent, finalitzant per sentència, davant la qual no hi pot haver recurs (excepte recurs de suplicació si s’hagués acumulat pretensió de rescabalament de perjudicis).

12. Què succeeix amb els acords de feina a distància que ja estan en vigor?

Entrada en vigor del RDL 28/2020, de treball a distància: la feina a distància entrarà en vigor a 20 dies des del 23-09-2020 (és a dir, el 13 d’octubre de 2020), si bé per a la seva formalització per escrit té el termini de tres mesos (fins al 23-12-2020).

La norma serà aplicable a les relacions laborals vigents que estiguessin regulades amb anterioritat a la seva publicació per acords i convenis col·lectius, des del moment en què aquests perdin la seva vigència.

En cas que aquests no prevegin un termini de durada, aquesta norma serà aplicable en el termini d’un any des de la seva publicació en el BOE tret que les parts signants n’acordin expressament un termini superior, que com a màxim podrà ser de tres anys.

Des que aquesta norma sigui aplicable, les parts hauran de formalitzar l’acord de feina a distància en un termini de tres mesos, igual que aquelles adaptacions o modificacions dels acords de feina a distància de caràcter individual vigents, no derivats de convenis o acords col·lectius.

13.  Té alguna especialitat respecte de la feina a distància prevista en la normativa COVID-19?

A la feina a distància implantada excepcionalment en aplicació de l’article 5 del Reial decret llei 8/2020, de 17 de març, com a conseqüència de les mesures de contenció sanitària derivades de la COVID-19, i mentre que es mantinguin, els continuarà sent aplicable la normativa laboral ordinària.

En tot cas, l’empresa estarà obligada a dotar de mitjans, equips, eines, consumibles i manteniment que exigeixi la feina a distància. En el seu cas, la negociació col·lectiva establirà la forma de compensació de les despeses derivades per a l’empleat d’aquesta manera de feina a distància, si existissin i no haguessin estat compensats.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.