ÉS VÀLID L’ENVIAMENT PER CORREU ELECTRÒNIC DE FACTURES EN FORMAT PDF SENSE SIGNATURA DIGITAL?

Segurament a causa del volum de facturació de la seva empresa o negoci, en més d’una ocasió s’ha plantejat enviar factures a través del correu electrònic o la seva posada a disposició a través d’una web o plataforma per a la seva posterior impressió, registre comptable i arxiu. Ara bé, s’ha pogut plantejar aquest dubte: l’enviament de les factures en PDF i per correu electrònic és vàlid amb caràcter general? Quins requisits exigeix Hisenda? És vàlid el sistema de facturació electrònica proposat en la mesura que els arxius en format PDF no van signats digitalment?

Tema controvertit

L’expedició i remissió de factures per mitjans telemàtics, i més en concret, a través del correu electrònic ha estat sempre un tema controvertit, ja que ha existit una falta de coordinació entre la teoria (la remissió de les factures als destinataris de les operacions en format PDF mitjançant l’enviament d’un correu electrònic no era considerat un mitjà vàlid) i la pràctica (aquesta remissió mitjançant correu electrònic és pràctica més que habitual, sobretot en l’àmbit de les petites i mitjanes empreses).

Document justificatiu

La factura és el document justificatiu de la realització d’una determinada operació i, per tant, de la repercussió de les quotes de l’IVA que s’hi associen. Al seu torn, és el justificant documental d’haver suportat les corresponents quotes de l’IVA amb el qual compta el destinatari de les operacions i, per això, es tracta del principal document a utilitzar a l’hora de justificar el dret a la deducció de les quotes de l’IVA suportat. Per tot això, comptar amb factures correctes, que compleixin amb tots els requisits exigits tant pel Reglament de facturació (Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre) com per la Llei 37/1992 de l’IVA no es tracta d’un requisit merament formal, sinó que es tracta d’un requisit essencial per exercitar, sense sobresalts, el dret a la deducció de les quotes de l’IVA suportat en la realització d’operacions empresarials o professionals (articles 164 LIVA, i articles 8 i 9 Reglament de facturació).

Enviament de factures per correu electrònic… és factura electrònica?

Amb l’entrada en vigor del nou Reglament de facturació l’1 de gener de 2013 es van legalitzar totes les factures enviades mitjançant correu electrònic. Es normalitzava així una pràctica generalitzada sobretot pels treballadors autònoms i PIMES, ja que suposa un estalvi considerable de temps i costos d’impressió i enviament.

L’article 8 del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, disposa que:

1. Les factures es podran expedir per qualsevol mitjà, en paper o en format electrònic, que permeti garantir a l’obligat a la seva expedició l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat, des de la seva data d’expedició i durant tot el període de conservació.

2. L’autenticitat de l’origen de la factura, en paper o electrònica, garantirà la identitat de l’obligat a la seva expedició i de l’emissor de la factura.

La integritat del contingut de la factura, en paper o electrònica, garantirà que no ha estat modificat.

3. L’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de la factura, en paper o electrònica, es podran garantir per qualsevol mitjà de prova admès en Dret.

En particular, l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de la factura es podran garantir mitjançant els controls de gestió usuals de l’activitat empresarial o professional del subjecte passiu.

Els controls de gestió esmentats hauran de permetre crear una pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que documenta”.

L’article 9 del mateix Reglament conté el concepte de factura electrònica, disposant el següent:

1. S’entendrà per factura electrònica aquella factura que s’ajusti a l’establert en aquest Reglament i que hagi estat expedida i rebuda en format electrònic.

2. L’expedició de la factura electrònica estarà condicionada al fet que el seu destinatari hagi donat el seu consentiment.

D’acord amb l’anterior, serà vàlida l’expedició de factures tant en format electrònic com en paper.

Fins llavors, la factura electrònica era un document enviat mitjançant mitjans telemàtics i signat de forma digital a través d’un certificat reconegut per l’Administració. La signatura garantia l’autenticitat del document.

Ara perquè una factura electrònica sigui vàlida ha de complir els següents requisits:

• Contenir les dades de l’emissor i receptor, tenir un nombre, data d’expedició, descriure els productes o serveis i desglossar l’IVA.

• El client ha de donar explícitament el seu consentiment per rebre les factures mitjançant l’e-mail. En l’autorització, que ha de ser expressa i per escrit, s’ha d’indicar el compte d’enviament i de recepció dels documents, per evitar errors.

• Que es garanteixi l’autenticitat de l’origen i la seva integritat. Per això, s’acostuma a utilitzar el correu corporatiu de l’empresa i un format PDF on no es pot alterar el contingut. S’accepten els formats xml, pdf, html, gif, jpg i es pot remetre per correu electrònic o mitjançant posada a la disposició del client en un lloc web per a la seva posterior descàrrega i impressió, si es desitja.

• Queda suprimit doncs el requisit de la signatura mitjançant certificat digital reconegut per l’Agència Tributària. No obstant això, com en la factura en paper – on el segell garanteix la seva validesa- en l’electrònica s’incideix a garantir l’origen i el contingut.

D’altra banda, l’enviament de factures per correu electrònic sense complir els requisits i procediments establerts pot implicar sancions per a l’expedidor i emissor de la factura. L’Administració Tributària podrà imposar multes equivalents a l’1% de l’import de les factures en les quals s’hagués produït l’incompliment. Aquest import es podria incrementar gradualment fins al 2% quan el volum de les factures enviades superés el 20% del total de facturació.

Per tant, veiem com Hisenda estava assenyalant que d’acord a la seva definició, una factura electrònica s’ha d’enviar a través de mitjans telemàtics, per la qual cosa l’enviament de factures per correu electrònic és una possibilitat.

No obstant això, perquè una factura es pugui considerar factura electrònica, havia d’incloure una signatura electrònica reconeguda. L’enviament per correu electrònic d’una factura en un document electrònic (PDF, Word, Excel, etc.) sense que incloguin signatura electrònica reconeguda, d’acord a la consulta vinculant a l’AEAT núm. V1595-05, no es podia considerar legalment com a factura electrònica, ja que aquest sistema no permet garantir l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut.

Sense signatura digital però controls de gestió (DGT: CV 0553-15 d’11-02-2015 i CV 0340-15, de 30-01-2015)

Encara que amb l’assenyalat anteriorment ja es podia entendre que l’enviament d’una factura en format PDF era vàlid, ara la Direcció General de Tributs (DGT) ha anat més enllà, i ha confirmat la validesa d’aquesta forma d’enviament encara que es realitzi sense signatura electrònica.

De forma tradicional s’ha assenyalat que tant l’autenticitat de l’origen com la integritat del contingut de les factures havien de ser garantides per un dels següents mecanismes:

• Mitjançant una signatura electrònica avançada basada en un certificat digital reconegut (el més habitual és el de la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre);
• Mitjançant un sistema d’intercanvi electrònic de dades (EDI); o
• Mitjançant altres mitjans que els interessats hagin comunicat a l’AEAT amb caràcter previ a la seva utilització.

És a dir, o es comptava amb algun dels dos sistemes validats per la normativa assenyalats en els dos primers apartats, o es necessitava l’autorització del Departament de Gestió Tributària de l’AEAT si el que es volia era utilitzar un sistema alternatiu a aquests sistemes “oficials” (signatura electrònica i sistema EDI). Per a això, l’Administració podia exercitar una auditoria del sistema proposat.

Com s’ha assenyalat anteriorment, aquests criteris han estat flexibilitzats. D’aquesta manera, la garantia de l’autenticitat de l’origen i de la integritat del contingut de les factures electròniques no necessita cap mena de condicions o de requisits addicionals respecte de les expedides en paper i correspon a l’obligat a la seva expedició donar prova d’aquesta autenticitat i integritat.

En concret en la CV 0553-15 (i en una altra V0340/2015, de data 30 de gener de 2015, en resposta a la consulta plantejada per una cambra de comerç que pretenia substituir la remissió de factures en paper per factures en PDF a través de l’enviament d’un correu electrònic), sobre una persona física que exerceix la professió d’advocacia i que es planteja si l’enviament de factures en format PDF a través del seu correu corporatiu en garanteix l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut, la DGT respon a la qüestió en consulta d’11 de febrer de 2015, indicant que tal com estableix l’art. 164.2 de LIVA, l’expedició de factures per l’empresari o professional, pel seu client o per un tercer, en nom i per compte del citat empresari o professional, es podran realitzar per qualsevol mitjà, en paper o en format electrònic, sempre que, en aquest últim cas, el destinatari de les factures presti el seu consentiment. La factura, en paper o electrònica, ha de garantir l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat, des de la data d’expedició i durant tot el període de conservació. Els requisits als quals s’ha d’ajustar l’expedició, remissió i conservació de factures, es troben regulats reglamentàriament.

Per tant, aquest centre indica que tota factura en format electrònic (per ex. format PDF) que reuneixi tots els requisits establerts reglamentàriament i que sigui expedida i rebuda en aquest format a través d’un correu electrònic, tindrà la consideració de factura electrònica a l’efecte de la LIVA i del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació.

Tota factura electrònica, exactament igual que una factura en paper, ha de contenir els elements requerits en virtut de la Directiva sobre l’IVA. No es podran considerar factura electrònica les emeses en format electrònic, per exemple mitjançant programari de comptabilitat o de processament de textos, que hagin estat enviades i rebudes en paper.

Finalment, respecte als requisits de garantia que hagi de reunir aquesta factura electrònica, la DGT indica que es podran establir per qualsevol mitjà de prova admès en Dret. En el nostre ordenament jurídic regeix el principi general de valoració lliure i conjunta de totes les proves aportades, i queda descartat com a principi general el sistema de prova legal o taxada.

En general, es requereix que els controls de gestió permetin crear una “pista d’auditoria fiable” (terme d’explicació difícil), com bé assenyala la DGT en CV V0340-15, que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que documenta.

Per tant, ha de ser possible establir aquesta pista d’una forma fiable i d’aquesta forma establir una connexió entre els diferents estadis de l’operació, des de la seva contractació, fins a la seva realització. A saber, l’existència d’una ordre de compra, el lliurament del bé o la prestació del servei requerit, l’emissió de la corresponent factura i, finalment, el seu pagament.

El fet que existeixi llibertat de prova per a l’obligat a expedir les factures fa que hagi de ser més diligent si cal en els seus controls de gestió per, arribat el cas, poder demostrar en una eventual inspecció que les factures expedides d’acord amb els seus procediments interns són correctes i garanteixen l’autenticitat del seu origen així com la integritat del seu contingut.

Atenció. Amb independència de l’anterior, el contribuent també podrà posar en coneixement de l’Agència Estatal d’Administració Tributària els sistemes de control i garantia proposats perquè siguin validats amb caràcter previ a la utilització del sistema de facturació.

Es poden posar en contactes amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.