COVID-19. Termini de presentació dels llibres obligatoris per a empresaris davant el Registre Mercantil

Les societats per a les quals, a data 14 de març de 2020, no havia finalitzat el termini per formular els seus comptes anuals i a les quals és aplicable l’article 40 del Reial decret llei 8/2020, de 17 de març (societats que constitueixen la immensa majoria), podran presentar a legalitzar els seus llibres obligatoris dins del termini de quatre mesos a comptar des de la data en què finalitzi el període d’alarma. Sense perjudici que les societats que efectivament desitgin legalitzar els llibres obligatoris que tinguin degudament elaborats el puguin fer en qualsevol moment, encara que estigui en vigor l’estat d’alarma.

Com ja l’hem estat informant, amb efectes des del 18 de març, el Reial decret llei 8/2020 (RDL) de mesures urgents extraordinàries per fer front a l’impacte econòmic i social de la COVID-19, inclou una sèrie de mesures de caràcter societari i mercantil, entre les quals podem destacar les referent als comptes anuals de les societats.

Com ja sabem, les dates en què es produeix la formulació i aprovació dels comptes anuals (i els altres documents que siguin legalment obligatoris per la legislació de societats) en determinaran el termini de dipòsit en el Registre Mercantil. Recordem que disposem de:

• 3 mesos per a la formulacióde comptes comptats a partir del tancament de l’exercici social; és a dir, fins al 30 de març de l’any següent si l’exercici econòmic coincideix amb l’any natural.
• 6 mesossegüents al tancament per sotmetre a la junta general l’aprovació dels comptesi decidir la distribució del resultat (fins al 30 de juny de l’any següent si l’exercici econòmic coincideix amb l’any natural).
• 1 mes per presentar els comptes anuals, és a dir, fins al 30 de juliol de l’any següent si l’exercici econòmic coincideix amb l’any natural.

Doncs bé, d’acord amb l’article 40.3 del RDL 8/2020 se suspèn el termini de 3 mesosdes del tancament de l’exercici social per a la formulació de comptes anualsde les persones jurídiques que estiguin obligades a això durant l’estat d’alarma, i es reprendrà per uns altres 3 mesos des que finalitzi aquest estat.

En concret s’estableix que:

19. a) Des del dia 14 de març de 2020 (data d’entrada en vigor i de publicació del Reial decret 463/2020, de 14 de març, pel qual es declara l’estat d’alarma per a la gestió de la situació de crisi sanitària ocasionada per la COVID-19.), per a aquelles societats el període obligatori de formulació de comptes anuals de les quals no havia finalitzat en aquest dia (la immensa majoria), queda suspès el termini per a dur-lo a terme (article 253 de la Llei de societats de capital).
20. b) Finalitzat el període d’alarma (circumstància que encara no s’ha produït), el termini per formular els comptes anuals d’aquestes societats es prolongarà fins transcorreguts tres mesos d’aquella data una vegada que estigui determinada.
21. c) Sense perjudici de l’anterior, les societats podran formular comptes durant el període de suspensió sense acollir-s’hi.

Però, aquest article 40.3 del RDL 8/2020 no es refereix a l’obligació de presentar els llibres a legalització i es lícit que ens preguntem si la suspensió del termini de formular els comptes anuals l’afecta o no.

Termini de presentació dels llibres obligatoris per a empresaris davant el Registre Mercantil

Doncs bé, en relació al termini de presentació dels llibres obligatoris per a empresaris davant el Registre Mercantil, davant la poca claredat de l’aplicació de l’estat d’alarma i dels seus efectes sobre la legalització de llibres, el Consell General d’Economistes d’Espanya va realitzar una consulta a la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública, la qual ha estat contestada mitjançant la Resolució de 10 d’abril de 2020, de consulta sobre l’impacte que en relació a la legalització dels llibres d’empresaris resulta de l’article 40 del Reial decret llei 8/2020, de 17 de març, de mesures urgents extraordinàries per fer front a l’impacte econòmic i social de la Covid-19.

Hem de tenir present que d’acord amb la normativa mercantil vigent tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris, inclosos els llibres d’actes de juntes i altres òrgans col·legiats, o els llibres registre de socis i d’accions nominatives, s’han de legalitzar telemàticament en el Registre Mercantil després del seu emplenament en suport electrònic i abans que transcorrin quatre mesos següents a la data del tancament de l’exercici.

Doncs bé, davant la pregunta de si la suspensió del termini de formular els comptes anuals afecta o no a la legalització dels llibres obligatoris per a empresaris davant el Registre Mercantil, la resposta que dóna la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública és que sí.

Tenint en compte la normativa mercantil (article 27.2 del Codi de comerç i  article 18.1 de la Llei 14/2013 de suport als emprenedors) l’obligació de legalització en el termini de quatre mesos des del tancament de l’exercici es refereix als llibres que obligatòriament han de portar els empresaris, entre els quals trobem el llibre d’inventari i comptes anuals i el diari. En la mesura en què aquests llibres reflecteixen l’estat comptable de la societat a la data del tancament és lògic enllaçar el termini per a la seva legalització amb el termini per a la formulació dels comptes anuals (article 254 de la Llei de societats de capital i 34 del Codi de comerç). D’aquesta manera, transcorregut el termini per a la formulació dels comptes anuals i elaborats els llibres obligatoris té tot el sentit que sigui llavors quan s’exigeixi la seva legalització.

És cert que en les normes legals a què s’ha fet referència no existeix un enllaç directe entre el termini per a la formulació dels comptes anuals i l’elaboració dels llibres comptables perquè els seus terminis es refereixen al tancament de l’exercici social. Fins i tot es podria afirmar que després de la Llei 14/2013 en ser la presentació dels llibres obligatoris purament telemàtica no hi ha raó per posposar el termini legal de quatre mesos des del tancament de l’exercici per legalitzar els llibres obligatoris, ja que no hi ha interferència amb l’estat d’alarma i les limitacions establertes per a la circulació de les persones.

Aquesta Direcció considera, no obstant això, que tots dos arguments no poden obtenir el seu suport puix que si bé és cert que els terminis per a la formulació dels comptes anuals i per a la legalització de llibres obligatoris no apareixen vinculats en la norma, no és menys cert que existeix un extensíssim ús pel qual es formulen els comptes i amb posterioritat s’elaboren els llibres per a la seva legalització. Aquest ús, que afecta la immensa majoria de les societats existents, i que obeeix a la lògica de les coses es veuria greument perjudicat si una norma excepcional, que té com a finalitat la conservació del teixit empresarial i que adopta diferents mesures de suspensió o pròrroga de les obligacions dels empresaris a fi d’adaptar les exigències del seu compliment a la situació, s’interpretés de la manera més perjudicial per al conjunt de les empreses en la defensa de les quals s’ha dictat.

Per la mateixa raó, el fet que l’obligació de legalització dels llibres obligatoris s’hagi de fer de manera no presencial no es pot interpretar de manera que contradigui l’evident voluntat del legislador que les obligacions inherents a les societats de capital es duguin a terme de manera que es faciliti al màxim el seu exercici i en els terminis més favorables perquè així sigui.

CONCLUSIÓ:

1. Les societats per a les quals, a data 14 de març de 2020, no havia finalitzat el termini per formular els seus comptes anuals i a les quals és aplicable l’article 40 del Reial decret llei 8/2020, de 17 de març (societats que constitueixen la immensa majori, podran presentar la legalització dels seus llibres obligatoris dins del termini de quatre mesos a comptar des de la data en què finalitzi el període d’alarma.

 

1. Tot l’anterior sense perjudici que les societats que efectivament desitgin legalitzar els llibres obligatoris que tinguin degudament elaborats ho puguin fer en qualsevol temps, amb l’estat d’alarma encara en vigor.

El termini de suspensió per a la formulació de comptes és merament voluntari per a l’obligat i així s’ha d’entendre igualment per al subjecte obligat a presentar la legalització dels llibres obligatoris.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.