ARA NOMÉS ES PODEN LEGALITZAR ELS LLIBRES D’EMPRESARIS EN FORMAT ELECTRÒNIC

La nova Llei de suport als emprenedors i la seva internacionalització (la que comunament coneixem i denominem com “Llei d’emprenedors”), la publicació al BOE de la qual està pendent per a aquest mes de setembre, estableix que tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris d’acord amb les disposicions legals aplicables, inclosos els llibres d’actes de juntes i la resta d’òrgans col·legiats, o els llibres registres de socis i d’accions nominatives, es legalitzaran telemàticament en el Registre Mercantil després de la seva formalització en suport electrònic i abans que transcorrin 4 mesos següents a la data del tancament de l’exercici.

Legalització voluntària de llibres de detall d’actes o grups d’actes

Els empresaris podran legalitzar voluntàriament els llibres de detall d’actes o grups d’actes formats amb una periodicitat inferior a l’anual quan interessi acreditar de manera fefaent el fet i la data de la seva intervenció pel registrador.

El registrador comprova el compliment dels requisits formals i la formació successiva regular que es portin dins de cada classe. El fet de la legalització se certifica electrònicament amb codi de validació.

Novetats

Com a novetats d’aquesta norma assenyalem les següents:

• Ara només és possible la formació de llibres en format electrònic. Això suposa un cost afegit ja que s’ha d’adequar la seva forma de portar comptabilitat a formats digitals.

• La legalització dels llibres obligatòriament ha de ser telemàtica.

• També s’han de legalitzar anualment els llibres d’actes i els d’accions nominatives o el llibre registre de socis. Ens sembla que això, encara que suposa un increment de la seguretat jurídica, no cal perquè quant al llibre d’actes de juntes generals el normal serà que només consti una anualment, l’aprovatòria dels comptes anuals, i respecte dels altres llibres, de socis i accions nominatives, el normal és que en la generalitat dels anys no tinguin apunts perquè aquests només es produiran quan hi hagi un canvi en els socis de la societat. Per tant és una norma interessant però que incrementa, sense una estricta necessitat, la documentació societària i els costos de la legalització.

¿Quan entra en vigor? ¿Quins exercicis afecta?

La Llei d’emprenedors no regula un règim transitori d’adaptació per a la presentació telemàtica, per la qual cosa en principi, aquesta modificació o novetat entraria en vigor immediatament, després de la seva publicació al BOE.

Es podria entendre, excepte criteri jurídic diferent o aclariment de l’administració, que l’obligació d’administració exclusivament electrònica i de presentació exclusivament telemàtica s’aplicaria a l’exercici tancat al desembre de 2013 o abans, si escau, però sempre després de la promulgació de la Llei, de manera que en l’exercici que ens trobem es puguin continuar legalitzant, tant llibres en paper, com a llibres digitals presentats físicament.

Llibres d’actes

Hem de recordar que el Reglament del Registre Mercantil estableix que la societat podrà portar un llibre d’actes per a cada òrgan, i que no es podrà legalitzar un nou llibre d’actes fins que no s’acrediti la utilització íntegra de l’anterior, tret que se n’hagi denunciat la sostracció o consignat en acta notarial la seva pèrdua o destrucció.

Per tant, als llibres digitals presentats telemàticament i comprensius del llibre d’actes anual, s’haurà d’acompanyar, en format físic, únic existent fins ara, els llibres d’actes anteriors inutilitzant els fulls en blanc que encara poguessin contenir.

 

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir respecte d’això.