Són vàlides les factures emeses en paper i posteriorment enviades per correu electrònic?

La Direcció General de Tributs (DGT) ha emès una consulta vinculant V0666-22, de 28 de març de 2022, amb la qual aclareix què ha de ser considerat una factura electrònica, en el cas concret d’aquelles persones que emeten les seves factures en paper amb doble còpia, i posteriorment introdueix la informació de les factures en un fitxer electrònic que envia per correu electrònic al seu destinatari.

Contingut de la factura electrònica

El contingut de la factura emesa de manera electrònica és idèntic al de la factura tradicional, amb els requisits mínims que s’han d’incloure recollits en l’article 6 del Reglament de facturació.

No obstant això, l’article 10.1 del Reglament de facturació fa un especial esment a les vies d’emissió de les factures electròniques amb els límits següents per poder autenticar la seva originalitat:

• Es pot emetre mitjançant una signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i creada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatures.
• Es pot emetre mitjançant un intercanvi electrònic de dades, sempre que l’acord relatiu a aquest intercanvi prevegi la utilització de procediments que garanteixin l’autenticitat de l’origen i la integritat de les dades.
• Es poden emetre mitjançant altres mitjans que els interessats hagin comunicat a l’Agència Estatal d’Administració Tributària amb caràcter previ a la seva utilització i que l’Agència hagi validat.

A més, l’article 9 del Reglament de facturació conclou que de manera genèrica «s’entendrà per factura electrònica aquella factura que (…) hagi estat expedida i rebuda en format electrònic».

Les factures escanejades, digitalitzades i enviades al client són factures electròniques?

La DGT ha contestat en aquesta consulta a una persona física que desenvolupa una activitat econòmica i emet les seves factures en paper amb doble còpia, i posteriorment introdueix la informació de les factures en un fitxer electrònic que tramet per correu electrònic al seu destinatari, responent sobre la validesa del sistema d’expedició de factures.

La DGT contesta que una factura expedida i rebuda en format electrònic tindrà la consideració de factura electrònica, encara que hagués estat emesa originalment en paper i posteriorment digitalitzada. No obstant això, per a Hisenda no és factura electrònica aquella que havent estat emeses i expedides en paper, siguin rebudes en aquest mateix format pels destinataris.

En concret la DGT assenyala que:

«Per tant, una factura expedida i rebuda en format electrònic tindrà la consideració de factura electrònica encara que hagués estat emesa originalment en paper i posteriorment digitalitzadaper la consultant no així, no obstant això, les factures que, emeses i expedides en paper, siguin rebudes en aquest mateix format pels destinataris.

De la informació aportada en l’escrit de consulta no es coneix amb exactitud si la factura és lliurada en paper o únicament per correu electrònic, per la qual cosa sent vàlida tant la facturació en paper com per mitjans electrònics conforme a l’indicat prèviament, només tindrà la consideració de factura electrònica quan hagi estat expedida i rebuda en format electrònic i reuneixi tots els requisits establerts en el Reglament citat».

En conclusió, la consideració com a factura electrònica d’una factura escanejada en format físic dependrà de si aquest escaneig o digitalització és realitzat per l’emissor o pel seu receptor.

La nova regulació dels programes comptables utilitzats per empresaris o professionals

La Llei 11/2021, de 9 de juliol, de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal va introduir un nou apartat j) a l’article 29 de la LGT, regulador de les obligacions formals dels contribuents, redactat com segueix:

«j) L’obligació, per part dels productors, comercialitzadors i usuaris, que els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos comptables, de facturació o de gestió dels qui desenvolupin activitats econòmiques, garanteixin la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres, sense interpolacions, omissions o alteracions de les quals no quedi la deguda anotació en els sistemes. Reglamentàriament, es podran establir especificacions tècniques que hagin de reunir aquests sistemes i programes, així com l’obligació que estiguin degudament certificats i utilitzin formats estàndard per a la seva llegibilitat».

Això no determina que s’hagin d’emprar una sèrie de programes taxats i homologats per l’Administració Tributària sinó que els programes comptables han de comptar amb mecanismes de control de verificació. D’aquesta manera, ens recorda la DGT en l’esmentada consulta que:

«El desenvolupament reglamentari esmentat en l’article 29.2.j) està actualment en curs de tramitació pel que la manera d’emplenar les obligacions establertes en aquest article encara està pendent d’aprovació, a l’efecte del desenvolupament i definició dels requisits que han de complir els sistemes i programes informàtics o electrònics així com, si és el cas, la manera de certificar-los».

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.