És vàlida la convocatòria de la junta general realitzada per correu electrònic?

D’acord amb la Llei de societats de capital, en els estatuts es pot establir que la convocatòria es realitzarà per qualsevol procediment de comunicació individual i escrita que asseguri la recepció de l’anunci pels socis (per exemple, per burofax). A més, la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN) ha assenyalat que és vàlid que un d’aquests procediments consisteixi en l’enviament d’un correu electrònic a l’adreça que cada soci hagi indicat i que inclogui confirmació de lectura. En aquest sentit, la DGRN permet inscriure en escriptura pública, un acord adoptat per la junta general d’una societat pel qual s’estableix en els estatuts que la convocatòria de la junta es podrà realitzar per correu electrònic.

Segons s’estableix en la Llei de societats de capital en els estatuts d’una societat es pot establir que la convocatòria es realitzi per qualsevol procediment de comunicació individual i escrita, que asseguri la recepció de l’anunci per tots els socis en el domicili designat a aquest efecte o en el que consti en la documentació de la societat. En el cas de socis que resideixin a l’estranger, els estatuts podran preveure que només seran individualment convocats si haguessin designat un lloc del territori nacional per a notificacions.

En el cas que no es digui res en els estatuts, la convocatòria es farà per la forma supletòria fixada en el mateix article (pàgina web o en el “Butlletí Oficial del Registre Mercantil” i en un dels diaris de més circulació a la província en què estigui situat el domicili social).

No hi ha dubte, que en moltes societats la convocatòria de les juntes de socis comporta una despesa (per exemple, perquè cal publicar un anunci en el BORME i en un diari de la província).

Doncs bé, per a abaratir i simplificar la convocatòria de les juntes, la Llei de societats de capital permet com hem vist (i és l’habitual en moltes societats) que en els estatuts s’estableixi que la convocatòria es realitzarà per qualsevol procediment de comunicació individual i escrita que asseguri la recepció de l’anunci pels socis (per exemple, per burofax).

Però, seria vàlida la convocatòria de la junta general per correu electrònic?

Com ha assenyalat la DGRN en diverses resolucions, és vàlid que un d’aquests procediments consisteixi en l’enviament d’un correu electrònic a l’adreça que cada soci hagi indicat i que inclogui confirmació de lectura. Fins i tot es pot afegir que la negativa de confirmació a la petició de lectura del correu electrònic equival al fet que el soci quedi notificat.

En concret, la DGRN en la seva resolució de 19 de juliol del 2019 estableix que perquè es consideri vàlida la convocatòria per correu electrònic és necessari que el sistema establert inclogui una confirmació de lectura, o bé, en aquells casos en els quals el soci es negui a aquesta confirmació, i el procés establert pugui acreditar que el correu electrònic no ha estat retornat pel sistema, en aquests casos la negativa de confirmació a la petició de lectura de l’enviament del correu de convocatòria produirà els efectes d’aquesta.

Amb això s’aconsegueix, que una vegada acreditat que s’ha realitzat la comunicació segons la forma pactada de remissió i recepció de la comunicació telemàtica, l’actitud obstruccionista del soci no li serveixi per a al·legar una eventual falta de convocatòria.

A més, l’Ordre JUS/3185/2010, de 9 de desembre, per la qual s’aprova els estatuts tipus de les societats de responsabilitat limitada, admet en els seus estatuts tipus com a forma de convocatòria la comunicació als socis “a través de procediments telemàtics, mitjançant l’ús de signatura electrònica (…)». Això és un mitjà que té suficients garanties partint de la base de la comunicació d’un correu electrònic per part dels socis a la societat.

Finalment s’afegeix en aquesta resolució de la DGRN un esment als mètodes tradicionals de comunicació postal o l’enviament de correu certificat amb avís de rebuda per a indicar que en el cas que algun soci negués haver rebut el correu, el Tribunal Suprem estableix que una vegada acreditada la remissió i recepció de la comunicació postal, incumbiria al soci la prova de la falta de convocatòria (Sentència de 3 d’abril del 2011), per la qual cosa no existeix cap exigència addicional sobre l’acreditació fefaent del seu contingut.

Per tant, si constituirà una societat, consideri introduir aquest esment en els estatuts (si la seva societat ja està constituïda també pot fer-ho modificant els estatuts). D’aquesta manera estalviarà costos en convocar les juntes, sobretot si en la seva societat hi ha molts socis.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.