El dipòsit dels comptes anuals i la legalització dels llibres comptables

Recordem que els administradors de la societat estan obligats a formular, en el termini màxim de 3 mesos comptats a partir del tancament de l’exercici social, els comptes anuals, l’informe de gestió, que inclourà, quan escaigui, l’estat d’informació no financera i la proposta d’aplicació del resultat, així com, si escau, els comptes i l’informe de gestió consolidats. Per tant, amb caràcter general la data límit serà el 31 de març de cada any, excepte en aquells casos en els quals l’exercici social no coincideixi amb l’any natural.

Dates que no ha d’oblidar

La legalització dels llibres comptabless’ha de realitzar com a màxim els quatre mesos següents al tancament de l’exercici, per la qual cosa la data límit serà el 30 d’abril.

Els comptes anuals s’hauran d’aprovar per la junta general ordinària, que ha de ser convocada prèviament a aquest efecte, per a reunir-se dins dels 6 primers mesos de l’exercici, per a, si escau, aprovar la gestió social, els comptes de l’exercici anterior i resoldre sobre l’aplicació del resultat.

Un cop aprovats, els comptes anuals es presentaran per al seu dipòsit en el Registre Mercantildel domicili social, en el termini d’1 mes des de la seva aprovació. El termini d’1 mes es compta de data a data, és a dir, si s’aproven el dia 30 de juny, es dipositen el 30 de juliol.

Legalització fora de termini

Llibres comptables: en el cas que la legalització se sol·licités fora del termini legal, el registrador el farà constar així en la diligència del llibre i en el seient corresponent del llibre fitxer de legalitzacions.

No obstant això, la no legalització dels llibres comptables no porta amb si sancions, per la qual cosa tret que els llibres siguin requerits per alguna part interessada en algun plet, la seva no legalització pot no portar conseqüències per a l’empresa. No obstant això, com que és una obligació mercantil, és aconsellable complir amb la normativa i conducta a la seva legalització.

Comptes anuals: si són aprovats en primera convocatòria, es dipositaran en el Registre Mercantil, però si no són aprovats els administradors elaboraran altres comptes anuals amb els ajustos oportuns per a la seva aprovació.

En el cas que no existeixi aprovació, si els comptes anuals no s’haguessin dipositat per no estar aprovats per la junta general, no procedirà el tancament registral ni la responsabilitat dels administradors derivada d’aquest fet sempre que s’acrediti aquesta circumstància mitjançant certificació de l’òrgan d’administració amb signatures legitimades o per mitjà de l’acta notarial de la junta general en la qual consti la no aprovació.

En qualsevol cas, la no aprovació dels comptes anuals posa en una situació difícil a l’administrador, ja que si no aconsegueix que els comptes siguin aprovats, hauria de renunciar al càrrec.

Dipòsit de comptes anuals

Si transcorre un any des de la data del tancament de l’exercici sense que s’hagin presentat els comptes per al seu dipòsit, el registre mercantil procedirà al tancament provisional del foli registral, i per tant no es podrà inscriure cap document en el registre, excepte els títols relatius al cessament o dimissió d’administradors, gerents, directors generals o liquidadors, la revocació o renúncia de poders, la dissolució de la societat, el nomenament de liquidadors i els assentaments ordenats per l’autoritat judicial o administrativa.

                Atenció.La falta de presentació dels comptes anuals pot ser sancionada amb multes que          poden oscil·lar entre els 1.200 i els 60.000 euros, i al no existir constància de balanços, es calcularà en funció del capital social inscrit. Si la societat o grup de societats té un volum de facturació anual       superior a 6.000.000 d’euros el límit de la multa per a cada any de retard es pot elevar a 300.000    euros.

Responsabilitat de l’administrador

La no presentació dels comptes suposa que l’administrador no ha actuat amb la deguda diligència d’un empresari ordenat i, en conseqüència, si s’origina un mal a la societat, podrien, tant la societat com els socis o un tercer, reclamar els danys causats a la societat per aquest.

Si la societat es troba en una situació d’insolvència, la falta de diligència en l’actuació de l’empresari en la no presentació dels comptes pot suposar que hagi de respondre dels deutes de la societat, ja que la Llei concursal estableix com un supòsit de concurs culpable la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre’ls a auditoria si estigués obligat, o la falta de dipòsit en el Registre Mercantil en algun dels tres últims exercicis anteriors a la declaració de concurs.