DES DE L’1 DE GENER DE 2013 JA POT EMETRE FÀCILMENT LES SEVES FACTURES PER VIA ELECTRÒNICA

Com ja sap, el Reial decret 1619/2012 aprova un nou reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. Aplicable des del passat 1 de gener de 2013, d’entre les novetats en destaca una igualtat de tracte entre la factura en paper i l’electrònica perquè el subjecte passiu pugui expedir per via electrònica sense necessitat que quedi subjecta a l’ús d’una tecnologia determinada. Així, s’assenyala que les factures es poden expedir per qualsevol mitjà, en paper o en format electrònic, que permeti garantir a l’obligat a la seva expedició l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat des de la seva data d’expedició i durant tot el període de conservació.

Què és la factura electrònica?

Es defineix com aquella factura que s’ajusta a allò que s’ha establert en el Reglament de facturació i que ha estat expedida i rebuda en format electrònic, condicionada a què el seu destinatari en doni el seu consentiment.

Perquè una factura electrònica sigui vàlida (i equivalent a una emesa en paper) ha de complir els requisits següents:

• Contenir les dades mínimes exigides a qualsevol factura: número, data d’expedició, NIF d’emissor i receptor, etc.
• Que el destinatari li hagi donat el seu consentiment perquè li remeti factures electròniques. Per això, abans de començar a facturar electrònicament a un client, és recomanable obtenir primer la seva autorització per escrit.
• Que el sistema emprat per generar i remetre la factura garanteixi l’autenticitat del seu origen (qui és el seu emissor), així com la integritat del seu contingut (és a dir, que no ha estat modificat).

Es flexibilitzen els requisits a partir de l’1 de gener de 2013

Des de l’1 de gener de 2013, el nou Reglament ha flexibilitzat els requisits, de tal manera que també accepta que l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de les factures es demostrin per qualsevol altre mitjà de prova i, en particular, per mitjà dels controls de gestió interns utilitzats en l’activitat de l’empresa en qüestió.

Així, la norma estableix quant a l’autenticitat i integritat de la factura electrònica que es poden garantir pels mitjans que s’han assenyalat anteriorment per a les factures en general i també mitjançant una signatura electrònica avançada o un intercanvi electrònic de dades (EDI) o mitjançant altres mitjans que els interessats, amb caràcter previ a la seva utilització, hagin comunicat a l’AEAT i aquesta els hagi validat.

Per tant, serà suficient que s’apliqui a les factures electròniques un sistema de control similar a l’utilitzat amb les factures en paper. D’aquesta manera, l’empresa podrà facturar vàlidament els seus serveis i les seves entregues de béns:

• Generant les seves factures en qualsevol dels formats que s’utilitzen habitualment per generar documents electrònics
• Remetent-les posteriorment per correu electrònic o posant-les a disposició dels seus clients en un lloc Web per a la seva descàrrega pel receptor.

Consentiment del destinatari

D’acord amb la norma, l’expedició de la factura electrònica estarà condicionada que el seu destinatari hagi donat el seu consentiment.

Per part del Departament de Gestió Tributària s’ha plantejat una qüestió a la Direcció General de Tributs (DGT) sobre la forma en què el destinatari de la factura electrònica ha de prestar el seu consentiment per entendre que s’ha complert amb el requisit establert en la norma.

Tal com estableix la Comissió Europea, a diferència de la factura en paper en què és suficient el coneixement per part de l’expedidor de l’adreça de facturació, la recepció d’una factura electrònica, cal que per part del destinatari es compti amb els mínims coneixements i mitjans informàtics que possibilitin la seva recepció.

Per tant, l’acceptació pel destinatari de la factura electrònica es configura com un requisit necessari, que haurà de ser complert per possibilitar el compliment dels objectius perseguits per la nova normativa de facturació.

D’altra banda, ni la Directiva ni el nou Reglament de facturació estableixen la forma en què s’ha de produir aquesta acceptació.

És evident que havent quedat superada la necessitat que el consentiment es realitzi, en tot cas, de forma expressa i es formalitzi en un document escrit, l’acceptació, tal com estableix la Comissió Europea, podrà ser expressa o tàcita. No obstant això, la necessitat que el destinatari disposi dels coneixements i equips necessaris per a la recepció de la factura electrònica precisa que aquesta acceptació expressa o tàcita constitueixi un consentiment informat, perquè necessàriament aquell qui rebi les factures en paper haurà d’haver hagut de ser prèviament informat per aquest mateix mitjà per part de l’expedidor que a partir de la data en què quedi constància de la seva acceptació, es procedirà a la remissió de factures en format electrònic.

El consentiment informat haurà de precisar la forma en què una vegada acceptat es procedirà a rebre la factura electrònica, així com, la possibilitat que el destinatari, que hagi donat el seu consentiment exprés o tàcit pugui revocar-lo i la forma en què es podrà realitzar aquesta revocació.

En aquest sentit, no serà suficient que l’expedidor conegui o sol·liciti una adreça electrònica del destinatari de la factura, o que se l’informi de la possibilitat d’accedir i rebre la seva factura a través d’un portal o bústia electrònica des d’on, i amb connexió a Internet, pugui descarregar o consultar la factura.

Serà necessària la constància expressa (per exemple, mitjançant la remissió expressa de l’acceptació o, si escau, de la no acceptació, de la factura electrònica) o tàcita (per exemple, mitjançant la constatació que el destinatari ha accedit a la pàgina web o portal electrònic de l’expedidor on es posen a la seva disposició la factures electròniques i no ha comunicat el seu rebuig a la recepció de les factures electròniques) que el destinatari ha donat el seu consentiment informat a la factura electrònica.

Atenció. Per reforçar la validesa de la utilització d’aquests sistemes, és recomanable que en el document de consentiment exprés que faci signar als seus clients deixi constància de quins mitjans seran emprats per expedir i remetre les factures electròniques. D’aquesta manera, pot indicar que les factures seran emeses en format pdf i remeses per correu electrònic, indicant l’adreça de correu des d’on s’enviaran les factures i l’adreça electrònica on es rebran.

A l’últim, sempre haurà de ser sempre possible la revocació de l’acceptació i la seva comunicació que es podrà realitzar en paper o per mitjans electrònics i preferentment a través del mitjà en què el destinatari rep les factures electròniques.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir respecte d’això.