S’APROPA EL TANCAMENT DE L’EXERCICI: ELS COMPTES ANUALS I LA RESPONSABILITAT DELS ADMINISTRADORS

Com ja sabrà els administradors de la societat estan obligats a elaborar els comptes anuals en el termini màxim de tres mesos des del tancament de l’exercici social, que si no s’estipula una altra data en els estatuts de la societat, acaba el 31 de desembre de cada any.

També dins de les seves obligacions hi ha el fet de convocar la junta general ordinària en els sis primers mesos de cada exercici -normalment abans de finalitzar el mes de juny-, per aprovar els comptes anuals de l’exercici anterior, censurar la gestió social i resoldre sobre l’aplicació del resultat.

Una vegada formulades, dins dels sis mesos posteriors al tancament, aquests comptes han de ser sotmesos a l’aprovació per part de la junta general de les empreses i és obligació de les empreses donar publicitat als comptes anuals, mitjançant el dipòsit en el registre mercantil, en el qual estigui inscrita la societat.

Responsabilitats dels administradors en l’elaboració dels comptes anuals

L’incompliment per l’òrgan d’administració de l’obligació de dipositar els comptes, dins del termini establert, donarà lloc al fet que no s’inscrigui en el registre mercantil cap document referit a la societat, mentre persisteixi l’incompliment. A més, l’incompliment de l’obligació de dipositar els comptes, pot donar lloc a la imposició a la societat, d’una multa per import d’entre 1.200 i 60.000 euros per part de l’ICAC segons la dimensió de la societat infractora, així com la pèrdua de la responsabilitat limitada de la societat, contra l’òrgan d’administració. El subjecte passiu de la sanció administrativa és la pròpia societat i no els administradors, com es podria suposar, tenint en compte que són ells els obligats a dipositar els comptes. El termini de prescripció de les infraccions és de tres anys. El còmput del termini de prescripció de la multa (que no del tancament registral) s’ha d’entendre que comença l’endemà del transcurs del mes per al dipòsit dels administradors dels comptes anuals.

Atenció. L’alteració “significativa” dels comptes anuals que suposin una modificació de la realitat patrimonial de la societat, en perjudici de la pròpia societat o de tercers, poden derivar en penes privatives de llibertat i multa per als administradors segons tipifica el codi penal en el seu article 290.

Decisions en el tancament de l’exercici

No obstant això, fins a aquest moment els administradors de la societat han de prendre decisions i tenir present les seves obligacions en el tancament de l’exercici, ja que en determinades circumstàncies es poden derivar responsabilitats als administradors/socis d’una societat per la mala gestió realitzada, com per exemple, en el cas de pèrdues acumulades de l’empresa o en els supòsits de concurs de creditors.

Per tant, al costat de la responsabilitat per danys, anteriorment exposada, la normativa societària contempla la responsabilitat dels administradors motivada per l’incompliment de determinades obligacions legals associades als supòsits en què la societat és culpable en causa de dissolució.

La Llei de societats de capital (LSC) estableix els supòsits d’aquesta responsabilitat en disposar que: “Els administradors respondran enfront de la societat, enfront dels socis i enfront dels creditors socials, del dany que causin per actes o omissions contraris a la llei o als estatuts o pels realitzats incomplint els deures inherents a l’acompliment del càrrec, sempre que hagi intervingut dol o culpa. La culpabilitat es presumirà, excepte prova en contrari, quan l’acte sigui contrari a la llei o als estatuts socials.”

Societat amb pèrdues i en concurs

Si l’empresa tanca l’exercici amb pèrdues acumulades pot resultar culpable en causa de dissolució i els administradors estaran obligats a convocar una junta que adopti mesures per remoure aquesta causa (ampliació, reducció de capital, etc.) o bé acordar la dissolució de la companyia, i es procedirà a l’obertura de la fase de liquidació.

En aquest supòsit de causa de dissolució, l’obligació de convocar la junta s’ha de fer en un termini màxim de 2 mesos des que l’administrador conegui aquesta situació. En aquells casos en què les pèrdues siguin significatives, es presumeix que l’administrador ha de conèixer-la almenys al tancament de l’exercici.

Fins i tot es podria donar la situació que l’empresa, àdhuc no estant en causa de dissolució per pèrdues que comenci a tenir dificultats per complir amb les seves obligacions de pagament, supòsit davant el qual també caldria prendre decisions.

Si l’administrador no convoca la junta en aquest termini de dos mesos o no pren decisions o les prenen tard pot ser declarat responsable a títol personal dels deutes de la societat.

Atenció. Si una societat sofreix pèrdues que redueixin el seu patrimoni net per sota de la meitat del capital social o entra en situació d’insolvència, els seus administradors han de convocar als socis a una junta general en el termini de dos mesos perquè adoptin els acords necessaris per superar aquesta situació o, en cas contrari, acordin dissoldre la societat o sol·licitar el concurs de creditors, segons com pertocarà.

A més, si la junta no s’arriba a celebrar o no s’hi assoleixen cap dels acords anteriors, els administradors hauran de sol·licitar davant el jutjat la dissolució o el concurs de la societat en el termini de dos mesos des de la data en què es va celebrar o s’havia d’haver celebrat la junta.

Responsabilitat: en el cas que no compleixin amb les seves obligacions per al cas d’insolvència o pèrdues greus, els administradors respondran directament amb el seu propi patrimoni dels deutes que contregui la societat amb posterioritat al moment en què el patrimoni net es va situar per sota de la meitat del capital social o es va produir la insolvència de la societat.

En aquests casos, seran els administradors els qui hagin de demostrar que els deutes existien amb anterioritat a aquest moment per evitar haver de respondre’n, ja que en cas contrari es presumeix que són de data posterior.

Atenció. N’hi ha prou amb demostrar la situació de pèrdues o d’insolvència perquè els administradors hagin de respondre dels deutes de la societat, independentment que tinguessin coneixement o no d’aquesta situació. A més, la responsabilitat és solidària, se li pot exigir directament i íntegrament a qualsevol dels administradors, sense necessitat de demandar a la societat o a la resta d’ells.

Què succeeix en aquells casos en què els administradors es limiten a cessar en l’activitat sense procedir a la liquidació o, almenys, a instar el corresponent procés concursal de la societat?

És freqüent el cas de societats en les quals, malgrat trobar-se culpables en una causa de dissolució o havent arribat a una situació d’insolvència, els seus administradors es limiten a cessar en l’activitat sense procedir a la seva liquidació o, almenys, a instar el corresponent procés concursal. Per evitar els riscos que per a tercers i per als propis socis comporta la pervivència de societats culpables en determinades causes de dissolució-conclusió de l’empresa, s’imposa als administradors d’aquestes entitats l’obligació d’adoptar les mesures oportunes per eliminar aquesta causa o, si escau, promoure la dissolució ordenada de la societat en qualsevol de les formes previstes legalment.

L’incompliment dels administradors es produeix si la causa de dissolució subsisteix per més de dos mesos sense que els administradors hagin convocat la junta general que ha d’acordar la dissolució. Per contra, aquesta obligació no s’incompleix, si abans del terme bimensual desapareix la causa de dissolució (per exemple, en el cas de pèrdues que deixen el patrimoni net per sota de la meitat del capital social, mitjançant la reducció o l’augment del capital en mesura suficient), perquè desaparegut el requisit previ del deure no existeix com a tal i menys el seu incompliment.

Per això, si algun creditor de la societat exercités una acció judicial de responsabilitat contra la societat i l’administrador, per ser possible o probable que la societat hagi incorregut en una causa legal de dissolució, la presumpció de negligència o culpa de l’administrador en l’exercici de les seves funcions es reforça amb la falta d’informació registral i, per tant, la impossibilitat per al creditor de conèixer la situació financera de la companyia. És a dir, es produeix la inversió de la càrrega de la prova i és l’administrador qui ha de demostrar que la societat demandada no està en causa de dissolució o liquidació.

En definitiva, la condemna personal i solidària al pagament dels deutes socials amb els patrimonis personals dels administradors pels deutes de les societats, en el cas d’haver incomplert amb les obligacions inherents a càrrec seu, com són convocar la junta general per acordar la necessària dissolució i liquidació de la societats quan es troba culpable en les causes legalment establertes, es veuen facilitades per la inversió de la càrrega de la prova que ha estat motivada per no haver dipositat els comptes anuals en el registre mercantil.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que pugui tenir sobre aquest tema.