Obligació d’emetre factures electròniques

Feines per a les administracions públiques

Totes les administracions públiques han de rebre des del 15 de gener de 2015 de forma obligatòria les factures dels seus proveïdors per via electrònica, d’acord amb el que estableix la Llei d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable.

Per tant, a partir d’aquesta data, si la seva empresa treballa per a l’administració, estarà obligat a emetre factures electròniques pels seus serveis. Això li succeirà si lliura béns o presta serveis al seu ajuntament o a administracions autonòmiques i estatals, i també si treballa per a mútues de la Seguretat Social o altres ens públics (com, per exemple, si treballa per a una universitat pública).

Atenció. La factura electrònica és una factura que s’expedeix i es rep en format electrònic. L’expedició d’una factura electrònica està condicionada al consentiment del seu destinatari. Es regula en el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

El fet d’enviar les factures per correu electrònic (per exemple, adjuntant un fitxer Word o PDF) no implica que ja està facturant electrònicament. Perquè la factura electrònica sigui vàlida, ha de quedar garantida l’autenticitat del seu origen (la identitat del seu emissor) i la integritat del seu contingut (que no s’hagi modificat), per a això haurà d’inserir en ella una signatura electrònica a través d’un certificat digital.

A qui afectarà aquesta obligació?

Aquest canvi només afectarà a les societats. Per tant, els professionals o empresaris individuals no es veuran afectats per aquesta obligació i podrà seguir emetent totes les seves factures en paper.

En concret, l’article 4 de la Llei 25/2013 estableix que estaran obligades a l’ús de la factura electrònica i a la seva presentació a través del punt general d’entrada que correspongui les entitats següents:

a) Societats anònimes;

b) Societats de responsabilitat limitada;

c) Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin la nacionalitat espanyola;

d) Establiments permanents i sucursals d’entitats no residents en territori espanyol en els termes que estableix la normativa tributària;

i) Unions temporals d’empreses;

f) Agrupació d’interès econòmic, agrupació d’interès econòmic europea, fons de pensions, fons de capital de risc, fons d’inversions, fons d’utilització d’actius, fons de regularització del mercat hipotecari, fons de titulització hipotecària o fons de garantia d’inversions.

Aquesta obligació afectarà als tres nivells de l’Administració de l’Estat:

• Administració General de l’Estat (estatal).
• Comunitats autònomes (autonòmica).
• Administració local (ajuntaments, diputacions provincials, cabildos i consells insulars, etc.).

I també a:

• Organismes autònoms.
• Universitats públiques.
• Entitats de dret públic.
• Òrgans constitucionals.
• Mútues d’accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social.

Hi ha alguna exempció a l’hora de facturar electrònicament?

Amb l’entrada en vigor de la norma, quedaran exemptes les factures que no superin els 5.000 euros, sempre que l’Administració pública ho indiqui prèviament de forma reglamentària.

A més, queden excloses les entitats públiques empresarials estatals i els organismes assimilats dependents de les comunitats autònomes i entitats locals, i les societats mercantils en les quals més del 50% del capital social pertanyi directament o indirecta a una administració pública.

Atenció. Si a part de treballar per a l’administració també té clients que són empreses privades, no haurà d’emetre factures electròniques per aquests serveis. És vàlid compaginar la facturació electrònica amb la facturació en paper en funció del tipus de client que tingui.

Què necessito per crear una factura electrònica?

Hi ha dues formes de fer-ho:

• Mitjançant un programa informàtic que crea factures electròniques.
• Mitjançant la intermediació d’un prestador de serveis de facturació electrònica (expedició per un tercer).

Atenció. En tots dos casos, asseguri’s que compleixen tots els requisits específics de les administracions públiques.

Si no disposa d’un programa que li permeti generar factures electròniques, també pot utilitzar el programa informàtic gratuït que ofereix el Ministeri d’Indústria, Energia i Turisme (www.facturae.gob.es) que li permetrà generar factures electròniques ajustades al format que exigeix l’administració (el format Facturae). Una vegada emesa la factura amb totes les dades necessàries (com el nombre, la data d’expedició…), ja la podrà signar amb signatura o segell electrònics.

Les factures electròniques destinades a les administracions públiques tenen tres requisits específics:

• Estar escrites en un llenguatge informàtic determinat (Facturae 3.2 o 3.2.1).
• Estar signades electrònicament.
• Indicar el destinatari de la factura electrònica.

Com envio la factura electrònica a les administracions públiques?

Les factures electròniques s’envien a través dels punts generals d’entrada de factures electròniques de l’Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals.

• Atenció. Enviï per Internet a l’administració amb la qual hagi treballat a través del punt d’entrada de factures electròniques que aquesta administració hagi creat a la seva pàgina Web. Si no l’ha creat, enviï-la al punt d’entrada de l’Administració General de l’Estat (a través de la pàgina web https://face.gob.es).

Un punt general d’entrada de factures electròniques és una finestreta electrònica única d’entrada de totes les factures electròniques dirigides a una determinada administració (Administració General de l’Estat, comunitat autònoma o entitat local).

Atenció. Atenció. FACe és el punt general d’entrada de factures electròniques de l’Administració General de l’Estat. A través de FACe les empreses presentaran les seves factures electròniques obligatòriament des del 15 de gener de 2015.

L’enviament de la factura electrònica es realitzarà a través d’Internet. Els mètodes més habituals són:

• a través del portal Web del punt general d’entrada de les factures electròniques.
• mitjançant la connexió automàtica entre el programa informàtic o el servei de facturació electrònica i el punt general d’entrada de les factures electròniques.

Els punts generals d’entrada de factures electròniques li permeten també conèixer l’estat de tramitació de les seves factures.

Atenció. L’enviament de la factura electrònica al punt general d’entrada produirà el seu registre automàtic en un registre electrònic administratiu, satisfent així l’obligació que totes les factures dirigides a les administracions públiques s’hagin de registrar en un registre administratiu.

Què haig de fer amb les factures electròniques una vegada enviades a les administracions públiques?

Les obligacions són les mateixes que qualsevol altre emissor de factures electròniques. Té l’obligació de conservar les còpies de les factures electròniques expedides durant el termini previst en la Llei General Tributària, igual que si s’hagués tractat d’una factura en paper.

En aquest sentit, el programa de facturació electrònica li permetrà conservar-ne una còpia llegible, per la qual cosa no serà necessari que la imprimeixi per a la seva correcta conservació.

A partir del pròxim 15 de gener de 2015, l’administració pública i l’activitat privada veuran una sèrie de novetats respecte a la factura electrònica. Així, a partir d’aquesta data serà completament obligatori facturar de forma electrònica a tots els organismes de l’administració pública, tant a ministeris com a comunitats autònomes i a ajuntaments. Si tens una empresa i ofereixes un servei a qualsevol entitat pública, ja sigui un col•legi públic o un hospital, hauràs de facturar de forma electrònica a partir d’aquesta data. No obstant això, aquesta obligació no existirà en el cas que vostè sigui un empresari individual o un professional (ja que aquesta obligació tan sols existeix per a les societats), i en el cas que la factura no superi els 5.000 euros i que, a més, la pròpia administració amb la qual treballi l’eximeixi d’aquesta obligació.

PERQUÈ SABER QUE TRACTA AMB EXPERTS, LI DÓNA TRANQUIL•LITAT