IMPULS DE LA FACTURA ELECTRÒNICA PER A LES EMPRESES QUE TREBALLEN PER A L’ADMINISTRACIÓ

Al BOE del dia 28 de desembre de 2013, es publicà la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic.

L’aprovació d’aquesta llei farà possible l’ús de la factura electrònica en el sector públic i en el privat, el que reduirà càrregues administratives i generarà guanys en eficiència a les empreses.

Per a la PIME, aquesta llei pretén ser una garantia per agilitar els procediments de pagament. A més a més inclou mesures dirigides a millorar la protecció dels proveïdors, on el més significatiu és l’obligació de presentació en un registre administratiu de les factures expedides pels serveis que prestin o béns que entreguin a una administració pública així com l’impuls de l’ús de la factura electrònica en el sector públic.

D’aquesta manera, les empreses guanyaran en eficiència i els proveïdors estaran més protegits en les seves relacions comercials. El fet de la seva tramitació electrònica permetrà deixar constància de les dates d’entrega, la qual cosa serà de gran utilitat als efectes de pagament d’interessos i retards en el pagament.

La incorporació de noves tecnologies en la tramitació de factures facilitarà el seu seguiment per al pagament posterior. Així mateix, les administracions podran controlar més efectivament les factures i així complir millor els terminis de pagament.

Obligació de presentar les factures a les administracions públiques

Quant a l’obligació de presentar les factures a les administracions públiques s’estableix que els proveïdors que hagin entregat béns o prestat serveis a l’administració pública, presentaran en el termini de 30 dies des de la data d’entrega efectiva de la mercaderia o la prestació del servei, la factura davant un registre administratiu.

Així mateix, els proveïdors presentaran, i tramitaran electrònicament, les factures en un punt general d’entrada de factures electròniques que hauran de tenir totes les administracions.

Hi haurà, per tant, un punt únic d’entrada de factures electròniques per cada administració (estatal, comunitats autònomes i entitats locals), en les quals es rebran totes les factures d’entitats, ens i organismes vinculats o dependents d’aquesta administració.

D’altra banda, a partir del 15 de gener de 2015, quedaran obligades en tot cas a l’ús de la factura electrònica i a la seva presentació a través del punt general d’entrada que correspongui les entitats següents:

• Societats anònimes.
• Societats de responsabilitat limitada.
• Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola.
• Establiments permanents i sucursals d’entitats no residents en territori espanyol en els termes que estableix la normativa tributària.
• Unions temporals d’empreses.
• Agrupacions d’interès econòmic, agrupació d’interès econòmic europea, fons de pensions, fons de capital risc, fons d’inversions, fons d’utilització d’actius, fons de regularització del mercat hipotecari, fons de titulització hipotecària o fons de garantia d’inversions.

No obstant això, es preveu la possibilitat d’excloure reglamentàriament d’aquesta obligació de facturació electrònica les factures l’import de les quals sigui inferior a 5.000 euros.

Totes les factures tindran un format estructurat, que es concretarà en una Ordre ministerial, i estaran signades electrònicament, amb una signatura basada en un certificat reconegut. Les administracions públiques facilitaran als proveïdors l’ús d’instruments com el segell electrònic junt amb la signatura electrònica avançada.

Així mateix, es matisa que la factura electrònica tindrà els mateixos efectes tributaris que la factura en suport paper i que podrà ser utilitzada com a justificant als efectes de permetre la deduïbilitat de l’operació. 

Registre comptable de factures i procediment de tramitació

Totes les administracions públiques tindran l’obligació de tenir un registre comptable de factures, que estarà gestionat per l’òrgan que tingui atribuïda la gestió comptable. Es crea un nou procediment de tramitació de factures, obligatori des de l’1 de gener de 2014, en el qual es prioritza la remissió a l’òrgan comptable i, posteriorment, a l’òrgan gestor, per a un millor control. 

Òrgans comptables i òrgans de control intern

La norma potencia els òrgans comptables, que podran efectuar requeriments periòdics d’actuació respecte a les factures pendents d’obligació, de les que ja es tindrà un coneixement anticipat.

Igualment, s’enforteixen els òrgans de control intern (la intervenció corresponent) que podrà accedir a la documentació justificativa i a la comptabilitat en qualsevol moment, i haurà d’elaborar un informe anual sobre el compliment de la normativa en matèria de morositat. 

Col·laboració amb l’Agència Estatal d’Administració Tributària

Els registres comptables de factures -gestionats per les intervencions corresponents- remetran a l’Agència Estatal d’Administració Tributària, per via telemàtica, informació sobre les factures rebudes amb l’objecte d’assegurar el compliment de les obligacions tributàries i de facturació. 

Intercanvi d’informació

Es preveu un intercanvi d’informació entre l’Agència Estatal d’Administració Tributària, els òrgans de recaptació de les comunitats autònomes i Entitats Locals, la Tresoreria General de la Seguretat Social i els òrgans pagadors de les administracions públiques sobre deutors de les administracions i els pagaments als mateixos, amb l’objecte de realitzar les actuacions d’embargament o compensació que procedeixin.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir respecte d’això.